1. Capire l’importanza di una transizione ben preparata
Il presidente svolge un ruolo centrale nella gestione e rappresentazione dell’associazione. Una transizione mal gestita può portare a:
- Una perdita di riferimenti per i membri.
- Problemi amministrativi o legali.
- Una perdita di fiducia da parte dei partner o aderenti.
Un passaggio di consegne ben organizzato permette non solo di mantenere il funzionamento dell’associazione, ma anche di portare un nuovo slancio grazie alle idee del nuovo presidente.
2. Preparare il cambiamento in anticipo
Informare e coinvolgere i membri
Non appena il cambiamento viene considerato, è importante informare i membri dell’associazione. Questo può essere fatto durante un’assemblea generale o tramite un comunicato interno. La trasparenza rafforza la fiducia.
Reclutare e accompagnare il futuro presidente
- Identificare i candidati: Incoraggiare gli aderenti motivati a candidarsi.
- Condividere le responsabilità: Il presidente uscente deve trasmettere le informazioni essenziali, come i contatti chiave, i documenti amministrativi e il bilancio delle azioni in corso.
Rivedere lo statuto e il regolamento interno
Le modalità di cambio del presidente devono essere conformi allo statuto dell’associazione. Verificare:
- Le condizioni di eleggibilità.
- La modalità di designazione (voto, cooptazione, ecc.).
- Le formalità da rispettare (convocazione di un’assemblea generale, dichiarazione in prefettura).
3. Assicurare un passaggio di consegne efficace
Organizzare un periodo di transizione
Se possibile, prevedere un periodo in cui il presidente uscente accompagna il nuovo per facilitare la presa in carico. Questo può includere:
- Una revisione dei dossier importanti.
- Una presentazione dei partner e dei membri chiave.
Aggiornare i documenti ufficiali
- Informare le autorità competenti (prefettura, banche, assicurazioni).
- Modificare lo statuto se necessario.
- Aggiornare i supporti di comunicazione (sito web, social media).
4. Comunicare il cambiamento
Una comunicazione chiara e positiva è essenziale:
- Interna: Spiegare le ragioni del cambiamento e gli obiettivi per il futuro.
- Esterna: Annunciare pubblicamente la nomina del nuovo presidente, valorizzare le sue competenze e ringraziare il precedente per il suo impegno.
Pianificazione delle attività da svolgere
Prima del cambiamento
| Attività | Responsabile | Scadenza |
|---|---|---|
| Informare i membri | Segretario | 2 mesi prima |
| Identificare i candidati | Membri | 1-2 mesi prima |
| Verificare lo statuto | Ufficio | 1 mese prima |
| Organizzare l’assemblea generale | Presidente | 1 mese prima |
Durante la transizione
| Attività | Responsabile | Scadenza |
|---|---|---|
| Eleggere il nuovo presidente | Membri | Giorno dell’AG |
| Effettuare il passaggio dei documenti | Presidente uscente/nuovo | Settimana successiva all’AG |
| Preparare la dichiarazione in prefettura | Segretario | Settimana successiva all’AG |
Dopo la transizione
| Attività | Responsabile | Scadenza |
|---|---|---|
| Dichiarare il cambiamento alla prefettura | Nuovo presidente | 1 settimana dopo l’AG |
| Aggiornare i conti bancari | Tesoriere | 2 settimane dopo |
| Comunicare pubblicamente il cambiamento | Comunicazione | 1 mese dopo |
Con una buona preparazione e una pianificazione rigorosa, il cambio del presidente diventa un’opportunità di rinnovamento e dinamismo per l’associazione.