1. Comprendre l’importance d’une transition bien préparée
Le président joue un rôle central dans la gestion et la représentation de l’association. Une transition mal gérée peut entraîner :
- Une perte de repères pour les membres.
- Des problèmes administratifs ou juridiques.
- Une perte de confiance de la part des partenaires ou adhérents.
Une passation bien organisée permet non seulement de maintenir le fonctionnement de l’association, mais aussi d’apporter un nouvel élan grâce aux idées du nouveau président.
2. Préparer le changement en amont
Informer et impliquer les membres
Dès que le changement est envisagé, il est important d’informer les membres de l’association. Cela peut se faire lors d’une assemblée générale ou par un communiqué interne. La transparence renforce la confiance.
Recruter et accompagner le futur président
- Identifier des candidats : Encouragez les adhérents motivés à se présenter.
- Partager les responsabilités : Le président sortant doit transmettre les informations essentielles, comme les contacts clés, les documents administratifs, et le bilan des actions en cours.
Revoir les statuts et le règlement intérieur
Les modalités de changement de président doivent être conformes aux statuts de l’association. Vérifiez :
- Les conditions d’éligibilité.
- Le mode de désignation (vote, cooptation, etc.).
- Les formalités à respecter (convocation d’une assemblée générale, déclaration en préfecture).
3. Assurer une passation efficace
Organiser une période de transition
Si possible, prévoyez une période où le président sortant accompagne le nouveau pour faciliter la prise en main. Cela peut inclure :
- Une revue des dossiers importants.
- Une présentation des partenaires et des membres-clés.
Mettre à jour les documents officiels
- Informez les autorités compétentes (préfecture, banques, assurances).
- Modifiez les statuts si nécessaire.
- Mettez à jour les supports de communication (site web, réseaux sociaux).
4. Communiquer sur le changement
Une communication claire et positive est essentielle :
- Interne : Expliquez les raisons du changement et les objectifs pour l’avenir.
- Externe : Annoncez publiquement la nomination du nouveau président, valorisez ses compétences et remerciez l’ancien pour son engagement.
Planning des tâches à effectuer
Avant le changement
| Tâches | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Informer les membres | Secrétaire | 2 mois avant |
| Identifier les candidats | Membres | 1-2 mois avant |
| Vérifier les statuts | Bureau | 1 mois avant |
| Organiser l’assemblée générale | Président | 1 mois avant |
Pendant la transition
| Tâches | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Élire le nouveau président | Membres | Jour de l’AG |
| Réaliser la passation de documents | Président sortant/nouveau | Semaine suivant l’AG |
| Préparer la déclaration en préfecture | Secrétaire | Semaine suivant l’AG |
Après la transition
| Tâches | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Déclarer le changement à la préfecture | Nouveau président | 1 semaine après l’AG |
| Mettre à jour les comptes bancaires | Trésorier | 2 semaines après |
| Communiquer publiquement sur le changement | Communication | 1 mois après |
Avec une bonne préparation et un planning rigoureux, le changement de président devient une opportunité de renouvellement et de dynamisme pour l’association