Gérer les contacts et les adhérents
Kananas vous permet de centraliser et de gérer tous les contacts de votre organisation dans une seule base de données : adhérents, bénévoles, donateurs, fournisseurs, parents, intervenants ou partenaires.
Chaque personne dispose d’un dossier regroupant ses coordonnées, ses informations personnelles, ses cotisations, ses paiements, ses inscriptions aux activités et ses documents.
La base de contacts peut être personnalisée selon le fonctionnement de votre association. Vous pouvez rechercher des personnes, organiser les dossiers par catégories, afficher les contacts sur une carte et effectuer des actions sur plusieurs dossiers simultanément.
- Ajouter des contacts à votre base
- Consulter les différents modes d’affichage
- Afficher les contacts sur une carte
- Consulter le dossier d’un contact
- Organiser les contacts par type, catégorie, statut et tag
- Rechercher et filtrer les contacts
- Effectuer des actions collectives
- Supprimer ou restaurer des contacts
Présentation en vidéo
Ajouter des contacts à votre base
Plusieurs méthodes permettent d’ajouter de nouveaux contacts dans Kananas :
- Création manuelle : depuis le menu Contacts, cliquez sur Nouveau contact pour créer un dossier.
- Adhésion en ligne : une personne peut remplir un formulaire d’adhésion. Kananas crée automatiquement son dossier à partir des informations saisies.
- Import de contacts : vous pouvez importer une liste de contacts à partir d’un fichier CSV, notamment pour récupérer une base précédemment gérée avec Excel.
Les contacts sont regroupés dans une base unique. Vous pouvez modifier leur type au cours du temps sans avoir à recréer leur dossier : un prospect peut ainsi devenir adhérent, ou un contact externe peut être reclassé dans une autre catégorie.
Les différents types de contacts peuvent être définis depuis Réglages > Référentiel > Types de contact.
Les différents modes d’affichage des contacts
Kananas propose plusieurs façons de consulter votre base de contacts afin d’adapter l’affichage à vos besoins.
Affichage en liste
Le mode Liste présente les contacts sous forme de tableau. Il est particulièrement adapté à la consultation d’un grand nombre de dossiers, aux recherches et aux opérations collectives.
Vous retrouvez les informations principales des contacts directement dans les colonnes du tableau.
Il est possible de trier les contacts en cliquant sur le bouton Tri et en spécifiant un critère : nom, ville, .age … . Un second clic inverse l’ordre du tri.
Affichage en fiches
Le mode Fiche propose une présentation plus visuelle des contacts, sous forme de fiches individuelles.
Il facilite le repérage des personnes et la consultation de leurs informations principales sans utiliser l’affichage en tableau.
Afficher les contacts sur une carte géographique
Le mode Carte permet de visualiser la répartition géographique de vos contacts.
Les contacts sont positionnés sur la carte à partir de la ville renseignée dans leur dossier. Il s’agit donc d’une localisation par ville et non d’une localisation précise à leur adresse postale.
La carte tient compte des filtres de recherche que vous avez appliqués. Vous pouvez ainsi afficher uniquement une sélection de contacts correspondant à vos critères.
Depuis la carte, vous pouvez :
- zoomer sur une zone géographique ;
- cliquer sur un point pour afficher le nom du contact ;
- accéder au dossier du contact depuis le point sélectionné ;
- sélectionner les contacts affichés pour leur appliquer une action collective.
Par exemple, vous pouvez rechercher les adhérents d’une catégorie donnée, zoomer sur une région et sélectionner les contacts affichés afin de leur envoyer un email, modifier leur statut ou les affecter à une activité.
Consulter le dossier d’un contact
Chaque contact possède un dossier qui centralise l’ensemble de ses informations et de ses interactions avec votre organisation.
Le dossier regroupe notamment :
- Informations personnelles : nom, prénom, coordonnées, adresse et autres informations d’identification.
- Champs personnalisés : informations supplémentaires propres au fonctionnement de votre association.
- Droits d’accès : autorisations et accès éventuels du contact aux différentes fonctionnalités de Kananas.
- Panier : historique des achats, cotisations, réductions et règlements du contact.
- Planning : activités passées et à venir auxquelles le contact est affecté.
- Documents : fichiers et documents attachés à son dossier.
- Journal : historique des actions réalisées sur le dossier.
Qui peut modifier un dossier ?
Les dossiers peuvent être consultés et modifiés depuis l’interface d’administration par les personnes disposant des droits nécessaires.
Le contact peut également accéder à ses propres informations depuis son espace personnel et modifier certains champs autorisés, comme son adresse ou son numéro de téléphone.
Organiser les contacts par type, catégorie, statut et tag
Kananas propose plusieurs critères pour structurer votre base de contacts et retrouver rapidement les personnes correspondant à vos besoins.
- Type : permet de distinguer la nature du contact, par exemple adhérent, bénévole, donateur ou fournisseur.
- Catégorie : permet de classer les contacts selon leur rôle ou leur appartenance à un groupe, par exemple bureau, encadrant ou une catégorie de membres.
- Statut : indique la situation du contact, par exemple actif ou radié.
- Tag : étiquette libre permettant d’identifier des caractéristiques ou de suivre une situation particulière, par exemple « Dossier incomplet », « À contacter » ou « Bénévole ».
Les différentes valeurs de Type et Catégorie sont à renseigner dans la page Réglage/réferentiel.
Ces critères peuvent être utilisés dans les recherches et les actions collectives afin de constituer des groupes de contacts sans avoir à gérer plusieurs fichiers indépendants.
Conseil : utilisez les Types pour distinguer les grandes familles de contacts, les Catégories pour les organiser, les Statuts pour suivre leur situation et les Tags pour ajouter des étiquettes complémentaires.
Rechercher et filtrer les contacts
Pour retrouver rapidement des contacts dans votre base, utilisez le bouton Rechercher situé en haut de la page Contacts.
- Ouvrez le menu Contacts.
- Cliquez sur la zone Rechercher en haut de la page.
- Renseignez les critères correspondant aux contacts recherchés.
- Lancez la recherche pour afficher les dossiers correspondants.
Vous pouvez également utiliser cette zone pour définir le nombre de contacts affichés par page.
Les critères de recherche permettent notamment de constituer des sélections de contacts qui pourront ensuite être utilisées pour des actions collectives.
Effectuer des actions collectives sur plusieurs contacts
Les actions collectives permettent de réaliser une même opération sur plusieurs contacts simultanément, sans avoir à ouvrir et modifier chaque dossier individuellement.
Vous pouvez notamment les utiliser pour envoyer une communication, modifier des informations, affecter des contacts à une activité ou ajouter un produit à plusieurs paniers.
Comment utiliser les actions collectives ?
- Ouvrez la liste des Contacts.
- Utilisez éventuellement la fonction Rechercher pour limiter la liste aux contacts concernés.
- Cochez les dossiers sur lesquels vous souhaitez intervenir.
- Dans la zone des actions collectives, sélectionnez l’opération souhaitée.
- Renseignez les informations nécessaires puis validez l’action.
Les actions disponibles
Kananas propose différentes opérations collectives que l’on peut regrouper en plusieurs catégories.
Modifier et organiser les dossiers
- Modifier le dossier : changer le statut, le type, la catégorie ou la valeur d’un champ personnalisé.
- Ajouter un tag aux contacts sélectionnés.
- Retirer un tag.
- Changer les droits d’accès.
- Changer l’entité du contact.
- Fusionner des dossiers.
- Réinitialiser les mots de passe.
Activités et produits
- Affecter à une activité : ajouter les contacts sélectionnés à une activité du planning.
- Ajouter produit : ajouter un même produit aux paniers de plusieurs contacts.
Communication et documents
- Envoyer un mail aux contacts sélectionnés.
- Envoyer un SMS.
- Envoyer un document type.
- Envoyer un formulaire : questionnaire, sondage …
- Imprimer un document type pour les dossiers concernés.
Autres opérations
- Forcer solde.
- Supprimer les dossiers sélectionnés.
Exemple : envoyer un email à tous les adhérents actifs
- Recherchez les contacts ayant le Type Adhérent et le Statut Actif.
- Sélectionnez les dossiers concernés.
- Choisissez l’action collective Envoyer un mail.
- Préparez votre message puis procédez à son envoi.
Cette méthode évite de sélectionner manuellement chaque destinataire et permet de communiquer avec une population définie par les informations présentes dans votre base.
Conseil : avant d’exécuter une action collective, vérifiez les critères de recherche et les dossiers sélectionnés. Une modification collective peut concerner un grand nombre de contacts.
Soyez particulièrement vigilant avec les opérations de fusion, de modification des droits d’accès ou de suppression.
Supprimer ou restaurer des contacts
Lorsqu’un dossier contact est supprimé, il est d’abord placé dans la Corbeille de Kananas.
Vous disposez ainsi d’une possibilité de restauration si un dossier a été supprimé par erreur.
Restaurer un dossier supprimé
- Ouvrez le menu Contacts.
- Sélectionnez l’onglet Corbeille.
- Retrouvez le dossier supprimé et utilisez la fonction de restauration.
Suppression définitive
Lorsque vous videz la Corbeille, les dossiers qu’elle contient sont définitivement supprimés.
Vérifiez donc les dossiers présents dans la Corbeille avant de la vider.