Los 4 pilares indispensables para gestionar bien una asociación

Dirigir una asociación implica gestionar muchos temas a la vez: gobernanza, financiación, eventos, afiliaciones, voluntarios, comunicación, colaboraciones…

Y en la práctica, muchos responsables asociativos comparten las mismas dificultades:

• movilizar la gobernanza,
• encontrar financiación,
• reclutar o fidelizar voluntarios,
• estructurar la acción a lo largo del tiempo,
• animar una comunidad sin agotarse.

Para avanzar con más serenidad, resulta útil apoyarse en un método sencillo.
Un método que ayude a tomar distancia, priorizar y construir una asociación más sólida.

Estos son los 4 pilares indispensables para gestionar, desarrollar y consolidar una asociación, con un enfoque muy concreto sobre lo que lo digital puede aportar gracias a Kananas.

Por qué las asociaciones necesitan un método claro

El día a día asociativo suele ser intenso. Las subvenciones son más difíciles de obtener, la financiación es más limitada, los equipos suelen ser reducidos y la carga mental puede aumentar rápidamente.

A esto se añaden:

• el fin progresivo de las subvenciones de funcionamiento en favor de las subvenciones por proyecto,
• la dificultad para financiar los costes humanos,
• los efectos duraderos del Covid sobre las comunidades, los voluntarios y la dinámica colectiva,
• la necesidad de hacer más con menos.

En este contexto, muchas asociaciones avanzan sobre todo “sobre la marcha”.
Actúan, gestionan urgencias, organizan eventos… pero no siempre cuentan con un marco claro.

Precisamente ahí reside el interés de un método estructurado:
poner la asociación sobre raíles, reducir la dispersión y recuperar una visión de conjunto.

Pilar 1: la dirección

El primer pilar de una asociación sólida es la dirección.

En otras palabras:

• una o varias personas cómodas en su función de dirección,
• una gobernanza clara,
• y una organización colectiva del trabajo que funcione.

Encontrar la postura adecuada de dirección

Dirigir una asociación exige una postura particular.
A menudo hay que ejercer un liderazgo no jerárquico, movilizar voluntarios, trabajar con una junta directiva o un consejo de administración, implicar a personas que no son asalariadas y que disponen de poco tiempo.

Es una verdadera habilidad.

Una buena dirección no consiste únicamente en “mantener la asociación”.
También consiste en:

• hacer que los roles sean comprensibles,
• agilizar los intercambios,
• crear espacios de decisión eficaces,
• y acompañar el cambio sin agotar a todo el mundo.

Reequilibrar la gobernanza

Uno de los errores frecuentes en las asociaciones es solicitar demasiado a la junta o al consejo de administración, con reuniones demasiado numerosas, demasiado largas o mal diferenciadas.

Una organización más sana consiste, por ejemplo, en:

• mantener las reuniones de la junta con un ritmo regular y operativo,
• reservar el consejo de administración para momentos más estratégicos,
• y utilizar estos espacios para tomar distancia, reflexionar sobre el impacto, la visión y la evolución de la asociación.

Menos reuniones no significa menos gobernanza.
Significa una gobernanza mejor utilizada.

Movilizar a las personas adecuadas en los temas adecuados

Para movilizar de forma duradera a voluntarios o administradores, también hay que comprender qué les motiva realmente.

Un recurso muy útil consiste en identificar la zona de talento de cada persona:

• lo que le gusta hacer,
• lo que hace muy bien,
• lo que le da energía,
• y aquello con lo que no ve pasar el tiempo.

Cuando se confía a una persona una misión alineada con su zona de talento, el compromiso se vuelve más natural, más duradero y más eficaz.

Pilar 2: la estrategia

El segundo pilar indispensable es la estrategia.

Una asociación puede ser muy activa, muy comprometida, muy generosa…
pero sin una estrategia clara, se agota rápidamente.

Volver a los fundamentos

Una estrategia asociativa sólida se basa en algunas preguntas esenciales:

• ¿Cuál es nuestra causa?
• ¿Quiénes son nuestros beneficiarios?
• ¿Qué problema queremos resolver?
• ¿Qué valor específico aportamos?
• ¿Cómo vamos a financiar esta acción?

Estas preguntas parecen sencillas, pero a menudo se dejan de lado o permanecen fijas durante años. Sin embargo, trabajarlas de nuevo permite movilizar la gobernanza, alinear los equipos y aclarar las prioridades.

Utilizar el círculo de oro

Una excelente herramienta para ello es el círculo de oro:

¿Por qué?

¿Por qué existe la asociación?
¿Qué no es normal hoy en día?
¿Qué necesita el mundo, el territorio o los beneficiarios?

¿Cómo?

¿Con qué enfoque, qué valores y qué método actúa la asociación?

¿Qué?

¿Qué acciones, eventos, programas o servicios se derivan concretamente de ello?

Este ejercicio permite a la vez:

• trabajar la estrategia,
• clarificar el mensaje,
• volver a movilizar a los voluntarios,
• y mejorar la comunicación.

Pensar también en el modelo económico

La estrategia no puede separarse de la financiación.

Frente a un proyecto asociativo, es necesario contar con un modelo económico coherente.
Esto implica reflexionar sobre:

• el papel de las afiliaciones,
• las donaciones,
• las subvenciones,
• los mecenas,
• los patrocinadores,
• las colaboraciones,
• las prestaciones,
• o incluso las campañas específicas.

El reflejo adecuado no es depender de una sola fuente.
Es identificar varios recursos realistas y coherentes con su misión.

Pilar 3: el programa de acción

Una asociación debe actuar de forma concreta.
Es evidente. Pero actuar no basta: también hay que estructurar la acción.

Anticipar y planificar

Un buen programa de acción no se construye en el último momento.

Hay que:

• programar los grandes momentos clave,
• pensar el año con antelación,
• fijar citas periódicas,
• crear hábitos,
• y comunicar las fechas lo antes posible.

Cuanto más se anticipan los eventos, más fácil resulta para su comunidad integrarlos en su agenda, prepararse y participar.

Definir un evento emblemático

Toda asociación se beneficia de identificar un evento emblemático.

Suele ser:

• una gran cita anual,
• un evento más visible que los demás,
• un momento clave que reúne a varias partes de la comunidad,
• un recurso de notoriedad y movilización.

Este evento puede llegar a ser más conocido que la propia asociación.
Entonces se convierte en un potente punto de entrada para atraer, reunir y desarrollar la actividad.

Pensar en los materiales resultantes

Un evento o una acción no termina el día en que se realiza.

También hay que pensar en lo que quedará de ello:

• replay,
• fotos,
• presentación,
• síntesis,
• testimonios,
• contenidos para volver a compartir,
• recursos reutilizables.

Estos materiales dan más peso a la acción y prolongan su impacto mucho después de su realización.

Pilar 4: la animación

Suele ser el pilar más olvidado.
Y, sin embargo, es determinante.

Una asociación no vive solo gracias a su estrategia o a sus eventos.
Vive gracias a su comunidad y a la forma en que se anima.

Identificar los componentes de la comunidad

En una asociación, la comunidad no se limita a los socios.

A menudo encontramos varias categorías:

• beneficiarios,
• miembros,
• voluntarios,
• donantes,
• colaboradores,
• patrocinadores,
• equipo asalariado,
• gobernanza.

Una misma persona puede ocupar varios roles a la vez: ser beneficiaria, convertirse en miembro, luego en voluntaria y después en colaboradora relacional.

Comprender esta diversidad es esencial para animar mejor la comunidad.

Estructurar la relación

La animación no debe dejarse al azar.

Hay que ser capaz de:

• saber quién participa en qué,
• identificar quién es miembro, voluntario, donante o colaborador,
• seguir el nivel de compromiso,
• detectar a las personas más implicadas,
• personalizar las comunicaciones,
• y hacer evolucionar la relación con el tiempo.

Esto es exactamente lo que permite una plataforma como Kananas, al centralizar los contactos, las interacciones, los eventos, las afiliaciones y las acciones de comunicación.

Desarrollar la relación con los colaboradores

Una asociación también tiene interés en mantener un verdadero trabajo relacional con:

• las administraciones locales,
• las empresas,
• los prescriptores,
• los financiadores,
• las redes afines,
• las estructuras colaboradoras.

Este trabajo relacional requiere tiempo, pero es un motor importante de desarrollo.

Por qué lo digital es una verdadera palanca para aplicar estos 4 pilares

Aplicar estos 4 pilares resulta mucho más sencillo cuando la asociación dispone de herramientas adaptadas.

Lo digital no sustituye la relación humana.
En cambio, permite:

• ahorrar tiempo,
• centralizar los datos,
• evitar archivos dispersos,
• facilitar las inscripciones,
• mejorar la comunicación,
• seguir mejor a los miembros y participantes,
• y dirigir la actividad con mayor facilidad.

Lo que Kananas puede aportar concretamente

Con Kananas, puede:

• gestionar las afiliaciones en línea,
• centralizar a sus miembros, voluntarios y colaboradores,
• organizar sus eventos,
• proponer inscripción y pago en línea,
• crear un sitio web asociativo,
• poner a disposición un espacio para miembros,
• enviar newsletters segmentadas,
• seguir las interacciones y participaciones,
• y estructurar la vida asociativa a largo plazo.

El interés no es solo técnico.
El interés es estratégico: puede dedicar más energía a su misión y menos a una gestión dispersa.

Conclusión

Gestionar una asociación de forma duradera no se basa únicamente en la buena voluntad.
Se basa en una estructura clara.

Los 4 pilares indispensables son:

1. La dirección: sentirse cómodo en su postura y organizar mejor la gobernanza
2. La estrategia: volver a la causa, clarificar el valor y asegurar el modelo económico
3. El programa de acción: planificar, estructurar y dar fuerza a los eventos y materiales resultantes
4. La animación: dar vida a la comunidad y construir una relación duradera

Cuando estas cuatro dimensiones avanzan juntas, la asociación gana en claridad, eficacia y solidez.

Y con una herramienta como Kananas, resulta más sencillo transformar este método en acciones concretas en el día a día.