Simplifiez la gestion de votre association de parents d’élèves avec Kananas

Adhésions, cotisations, familles, événements, bénévoles, communication, comptabilité… La gestion d’une APEL peut rapidement devenir chronophage. Avec Kananas, centralisez toute votre association sur une seule plateforme et consacrez davantage de temps aux projets qui comptent vraiment pour les familles et les élèves.

Gérer une APEL ne devrait pas nécessiter plusieurs fichiers Excel

Une APEL repose avant tout sur l’implication de parents bénévoles. Pourtant, une grande partie du temps du bureau peut être absorbée par des tâches administratives :

• maintenir à jour les coordonnées des familles ;
• suivre les adhésions et les cotisations ;
• retrouver qui a payé ou non ;
• envoyer des informations aux parents ;
• organiser une kermesse, une vente ou un événement ;
• gérer les inscriptions et les bénévoles ;
• suivre les recettes et les dépenses ;
• transmettre les informations au nouveau bureau à chaque changement d’équipe.

Et lorsque les informations sont réparties entre Excel, les emails, les groupes de messagerie, les formulaires en ligne et différents outils de paiement, la gestion devient vite compliquée.

Kananas permet de tout regrouper dans un seul logiciel de gestion associative.

Une base unique pour gérer les parents et les familles

Avec Kananas, votre APEL dispose d’une base de données centralisée pour gérer ses contacts.

Vous pouvez organiser les parents et les familles selon vos propres critères : établissement, classe, niveau, groupe, rôle dans l’association ou participation à un événement.

• Chaque contact dispose de sa propre fiche regroupant les informations utiles et son historique.
• Plus besoin de chercher quelle version du fichier Excel est la bonne.
• Lorsqu’une information est mise à jour, votre équipe travaille toujours à partir de la même base.

Simplifiez les adhésions et le paiement des cotisations

La rentrée scolaire représente souvent une période particulièrement chargée pour une APEL.

Il faut enregistrer les nouveaux adhérents, récupérer les informations des familles, suivre les cotisations et identifier les règlements manquants.

Kananas permet de simplifier ce processus en centralisant adhésions, cotisations et paiements. Les parents peuvent notamment régler en ligne et les responsables de l’association retrouvent directement les règlements dans leur outil de gestion.

Résultat : moins de saisies manuelles, moins d’erreurs et surtout moins de temps passé à vérifier les paiements.

Communiquez facilement avec les bonnes familles

Informer tous les parents n’est pas toujours nécessaire.

Vous pouvez avoir besoin de contacter uniquement :

• les parents d’une classe ;
• les adhérents de l’APEL ;
• les bénévoles d’un événement ;
• les participants à une activité ;
• les personnes dont le paiement est encore en attente.

Kananas permet d’utiliser les informations déjà présentes dans votre base pour réaliser des communications ciblées.

Emails, SMS, notifications ou messages : vous adressez plus facilement la bonne information aux bonnes personnes, sans maintenir plusieurs listes de diffusion indépendantes.

Organisez plus facilement vos événements

Kermesse, marché de Noël, conférence, vide-grenier, soirée, sortie, vente de produits, tombola… Les événements constituent souvent une partie importante de la vie d’une APEL, mais ils demandent également beaucoup d’organisation.

Avec Kananas, vous pouvez centraliser la gestion de vos événements :

création de l’événement → inscriptions → participants → paiements → communication → suivi financier

Vous savez ainsi plus facilement qui participe, qui a payé et quelles personnes doivent être contactées. Pour certains événements ouverts au public, Kananas permet également de mettre en place une billetterie en ligne.

Gérez les ventes et opérations de financement

Les APEL organisent régulièrement des opérations destinées à financer leurs projets : vente de chocolats, objets personnalisés, photos, billets, produits ou autres initiatives.

Kananas permet de gérer des produits et des paiements directement depuis la plateforme. Les achats restent associés aux contacts concernés et les responsables disposent d’une vision beaucoup plus claire des encaissements.

Au lieu de multiplier les tableaux de suivi, les formulaires et les listes de commandes, les informations restent centralisées.

Une comptabilité associative reliée à votre gestion

Le trésorier doit pouvoir suivre facilement les recettes et les dépenses de l’APEL.

Kananas intègre des fonctions de comptabilité associative permettant notamment de suivre :

• les recettes ;
• les dépenses ;
• les comptes bancaires ;
• les catégories comptables ;
• les budgets ;
• les opérations financières.

Les paiements enregistrés dans Kananas peuvent ainsi être directement reliés au suivi financier de l’association. Un avantage particulièrement appréciable lors de la préparation du bilan financier et de l’assemblée générale.

Facilitez le passage de relais entre deux bureaux

C’est un enjeu particulièrement important pour les associations de parents d’élèves.

Les membres du bureau changent régulièrement. Un président, un secrétaire ou un trésorier peut quitter l’association lorsque son enfant change d’établissement.

Lorsque l’organisation repose principalement sur des fichiers personnels, des boîtes email et les habitudes de quelques bénévoles, chaque changement de bureau peut entraîner une perte d’informations.

Avec Kananas, les données et l’historique restent dans l’association.

Les nouveaux responsables retrouvent une organisation structurée et peuvent reprendre plus facilement les dossiers en cours. Des droits différents peuvent également être attribués aux utilisateurs selon leur rôle : président, secrétaire, trésorier ou autre responsable.

Un seul outil pour toute votre APEL

L’intérêt de Kananas est de ne pas gérer uniquement les adhésions ou uniquement les paiements.

Toutes les fonctions communiquent entre elles.

Parents et familles
↓
Adhésions et cotisations
↓
Paiements
↓
Événements et inscriptions
↓
Communication
↓
Comptabilité

Votre équipe évite ainsi de ressaisir les mêmes informations dans plusieurs logiciels.

Et comme Kananas est accessible sur ordinateur et sur mobile, les membres du bureau peuvent également suivre l’association lorsqu’ils ne sont pas devant leur ordinateur.

Plus de temps pour les projets de votre APEL

Le rôle d’une APEL n’est pas de passer ses soirées à mettre à jour des tableaux Excel.

Son énergie doit pouvoir être consacrée à ce qui apporte réellement de la valeur à la communauté éducative : organiser des projets, accompagner les familles, créer des événements et contribuer à la vie de l’établissement.