Con el CRM de Kananas, puedes combinar información de tu lista de contactos o de ingresos/gastos con una plantilla de documento.
Los documentos generados por esta “fusión” se pueden editar o enviar por correo electrónico. Esto te permite etiquetar automáticamente sobres, etiquetas, postales, folletos, recibos de donación, boletines y cualquier otro tipo de documento destinado al envío masivo.
Redacción de la plantilla del documento
En el menú “Documentos”, elige la pestaña “modelo de documento” y selecciona “agregar”.
La interfaz de escritura de documentos te permite darle formato como un procesador de texto (fuentes, estilos, etc.), pero también insertar información de tu base de datos:
- campos de contacto dinámicos: nombre, dirección, etc.
- información de ingresos/gastos
- imágenes de tu Drive
Estos campos se reemplazarán en tiempo de ejecución por su valor almacenado en la base de datos.
Ejemplo de cómo agregar un campo dinámico, coloca el cursor en el documento donde deseas agregar un campo y haz clic en el botón “+campo de contacto”:
Existen dos tipos de documentos, aquellos que se repiten por página (1 contacto = 1 página) y aquellos que se repiten por línea (1 contacto = 1 línea). La elección se realiza desde el campo “tipo de repetición”.
Consejo: para ajustar con precisión tu texto en la página, colócalo en una tabla donde ajustes el ancho de las columnas (haz clic derecho en la tabla para modificar sus características).
Selección de población
En la vista de “Contactos”, filtra los contactos según tus criterios y luego haz clic en las carpetas para las cuales deseas realizar el envío.
Consejo: tienes una casilla de verificación en la parte superior de la tabla que te permite seleccionar todas las carpetas.
Una vez realizada la selección, haz clic en “Imprimir un documento estándar” o “Enviar un documento estándar” (por correo electrónico) en la función de acción colectiva, luego selecciona tu documento y acepta.
Impresión
Haciendo clic en “Imprimir” (ícono de impresora), puedes imprimir el resultado de la fusión del documento elegido con la población seleccionada, todo lo que tienes que hacer es imprimirlo.
Una vez creada la plantilla de documento, puedes reutilizarla tantas veces como desees, en cualquier población.
En la vista de “contacto”, si en lugar de elegir la función “Imprimir” eliges la función “enviar un documento estándar”, se enviará un correo electrónico a cada uno de los contactos seleccionados con el contenido del documento elegido fusionado con los datos de la base de datos.
Documentos basados en datos de pago
Si tu documento utiliza campos de ingresos y gastos, debes realizar el mismo procedimiento que se describe anteriormente, pero comenzando desde el registro de la sección de finanzas.
Usando datos de pago, puedes, por ejemplo, crear tus recibos de cheques o un recibo de donación.
Para obtener más información sobre comunicación