Avec le logiciel Kananas vous pouvez combiner les informations issues des données de votre liste de contacts ou des recettes/dépenses, avec un modèle de document. Les documents produits de cette « fusion » peuvent être édités ou envoyés par mail. Cela vous permet de libeller automatiquement des enveloppes, des étiquettes, des cartes postales, des brochures, des reçus de don, des bulletins d’informations et tout autre type de documents destinés à un envoi en nombre.

Exemple : réalisation d’une lettre de convocation pour une Assemblée Générale.

Rédaction du modèle de document

Dans le menu « Documents », choisir l’onglet « document modèle » et faire « ajouter ».
L’interface de rédaction du document vous permet de le mettre en page à la manière d’un traitement de texte (fonts, styles, etc …) mais aussi d’insérer des informations provenant de votre base de données (champs dynamiques : photo, nom, adresse etc …).

Ces champs seront remplacés à l’exécution par leur valeur stockée dans la base de données.

Il existe deux types de documents, ceux qui se répètent par page (1 adhérent = 1 page) et ceux qui se répètent par ligne (1 adhérent = 1 ligne). Le choix se fait à partir du champ « type de répétition ».

Astuce : pour cadrer précisément votre texte dans la page, placez le dans un tableau dont vous ajustez la largeur de la colonne (faites un clic droit sur le tableau pour en modifier les caractéristiques).

Vous pouvez obtenir un aperçu du résultat en cliquant sur l’icône « Pdf » situé à droite du titre du document.

Sélection de la population

Dans la vue « Contacts », cliquez sur les dossiers pour lesquels vous souhaitez réaliser le mailing.
Astuce : vous avez une case à cocher en bas du tableau vous permettant de sélectionner tous les dossiers.
Une fois la sélection effectuée, cliquez sur ”Imprimer un document type” dans la fonction d’action collective située en bas de liste, ensuite sélectionnez votre document puis OK.

Impression

En cliquant sur « Imprimer »(icône imprimante) vous pouvez imprimer le résultat de la fusion du document choisi avec la population sélectionnée, il ne vous reste plus qu’à l’imprimer.
Une fois le modèle de document créé, vous pourrez le réutiliser autant de fois que vous le souhaitez, sur la population que vous souhaitez.
Dans la vue « contact », si au lieu de choisir la fonction « Imprimer » vous choisissez la fonction « envoyer un document type », un email sera envoyé à chacun des adhérents sélectionnés avec pour contenu le document choisi fusionné avec les données de la base.