Fusion et publipostage

Avec le CRM Kananas vous pouvez combiner les informations issues des données de votre liste de contacts ou des recettes/dépenses, avec un modèle de document.

Les documents produits de cette “fusion” peuvent être édités ou envoyés par mail. Cela vous permet de libeller automatiquement des enveloppes, des étiquettes, des cartes postales, des brochures, des reçus de don, des bulletins d’informations et tout autre type de documents destinés à un envoi en nombre.

Rédaction du modèle de document

Dans le menu “Documents”, choisir l’onglet “document modèle” et faire “ajouter”.

L’interface de rédaction du document vous permet de le mettre en page à la manière d’un traitement de texte (fonts, styles, etc …) mais aussi d’insérer des informations provenant de votre base de données :

  • champs dynamiques du contact : nom, adresse etc …
  • informations provenant d’une recette/dépense
  • images de votre Drive

Ces champs seront remplacés à l’exécution par leur valeur stockée dans la base de données.

Exemple d’ajout de champ dynamique, placer votre curseur dans le document à l’endroit ou vous souhaitez ajouter un champ et cliquez sur le bouton “+champ contact” :

Il existe deux types de documents, ceux qui se répètent par page (1 contact = 1 page) et ceux qui se répètent par ligne (1 contact = 1 ligne). Le choix se fait à partir du champ “type de répétition”.

Astuce : pour cadrer précisément votre texte dans la page, placez le dans un tableau dont vous ajustez la largeur de la colonne (faites un clic droit sur le tableau pour en modifier les caractéristiques).

Sélection de la population

Dans la vue “Contacts”, filtrer les contacts en fonction de vos critéres puis cliquez sur les dossiers pour lesquels vous souhaitez réaliser le mailing.
Astuce : vous avez une case à cocher en haut du tableau vous permettant de sélectionner tous les dossiers.

Une fois la sélection effectuée, cliquez sur ”Imprimer un document type” ou “Envoyer document type” (par mail) dans la fonction d’action collective, puis sélectionnez votre document puis OK.

imprimer document type
 

Impression

En cliquant sur “Imprimer”(icône imprimante) vous pouvez imprimer le résultat de la fusion du document choisi avec la population sélectionnée, il ne vous reste plus qu’à l’imprimer.
Une fois le modèle de document créé, vous pourrez le réutiliser autant de fois que vous le souhaitez, sur n’importe quelle population.

Dans la vue “contact”, si au lieu de choisir la fonction “Imprimer” vous choisissez la fonction “envoyer un document type”, un email sera envoyé à chacun des contacts sélectionnés avec pour contenu le document choisi fusionné avec les données de la base.

Documents basés sur des données de paiement

Si votre document utilise des champs issus des recettes dépenses il faut alors réaliser la même procédure que ci-dessus mais en partant du journal de la la partie finance.

En partant des données de paiement vous pouvez par exemple créer vos bordereaux de remise de chèques ou un reçu de don.

imprimer reçu de don