Gérer les droits d’accès et les identifiants des utilisateurs
Kananas vous permet de gérer les droits d’accès des utilisateurs afin de définir précisément les fonctionnalités auxquelles chaque personne peut accéder.
Vous pouvez ainsi répartir les responsabilités au sein de votre association tout en limitant l’accès aux informations selon le rôle de chacun : administrateur, trésorier, secrétaire, responsable d’activité, bénévole ou adhérent.
Les autorisations sont définies individuellement, par secteur fonctionnel, avec plusieurs niveaux d’accès : Interdit, Lecture et Modification.
Kananas distingue également deux environnements :
- Le Backoffice : l’interface de gestion utilisée par les responsables et les personnes autorisées à administrer l’association.
- L’espace personnel : l’interface permettant aux contacts de consulter leurs propres informations, leurs cotisations, leurs paiements, leurs documents ou leurs activités.
Une même personne peut disposer d’un accès aux deux environnements.
- Comprendre le rôle de l’administrateur
- Attribuer les droits d’accès
- Comprendre les niveaux d’autorisation
- Gérer les identifiants et mots de passe
- Configurer l’envoi automatique des accès
- Réinitialiser les mots de passe
- Comprendre les restrictions liées au statut du contact
Présentation en vidéo
Le compte administrateur
Lors de la création de votre espace Kananas, un premier utilisateur disposant de tous les droits d’administration est automatiquement créé.
Ce compte Administrateur permet de configurer votre organisation et d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
Par la suite, nous vous recommandons de créer des accès pour les autres personnes intervenant dans la gestion de votre association, en attribuant uniquement les autorisations nécessaires à leurs responsabilités.
Par exemple :
- le trésorier peut gérer les opérations financières et la comptabilité ;
- le secrétaire peut gérer les dossiers des adhérents ;
- un responsable d’activité peut consulter ou modifier le planning ;
- un adhérent peut accéder uniquement à son espace personnel.
Cette organisation permet de partager les tâches administratives tout en évitant de donner systématiquement tous les droits à chaque utilisateur.
Attribuer des droits d’accès à un contact
Les droits d’accès sont définis directement dans le dossier du contact.
Pour autoriser une personne à utiliser certaines fonctionnalités du Back-office :
- Ouvrez le menu Contacts.
- Accédez au dossier de la personne concernée.
- Ouvrez l’onglet Droits.
- Définissez les autorisations souhaitées pour chaque zone fonctionnelle.
- Enregistrez les modifications.
Les droits sont configurés séparément pour les différentes fonctionnalités : contacts, finance, activités et autres zones disponibles dans Kananas.
Vous pouvez ainsi donner à une personne un accès en modification dans une zone, un accès en lecture dans une autre et lui interdire entièrement l’accès à certaines fonctionnalités.
Comprendre les niveaux d’autorisation
Pour chaque zone fonctionnelle du Back-office, Kananas propose trois principaux niveaux de droits.
| Niveau | Autorisation |
|---|---|
| Interdit | L’utilisateur ne peut pas accéder à la zone concernée. |
| Lecture | L’utilisateur peut consulter les informations de la zone, sans pouvoir les modifier. |
| Modification | L’utilisateur peut consulter et modifier les informations de la zone, selon les fonctionnalités et autorisations associées. |
Exemple : les droits d’un trésorier
Vous souhaitez permettre à votre trésorier de gérer la comptabilité sans lui donner accès à l’ensemble de votre organisation.
Vous pouvez par exemple définir :
- Finance : Modification pour lui permettre de gérer les opérations comptables.
- Contacts : Lecture s’il doit consulter les informations des adhérents.
- Planning : Interdit s’il ne doit pas intervenir sur les activités.
Cette configuration correspond au principe du moindre privilège : chaque utilisateur dispose uniquement des autorisations nécessaires à sa mission.
Sécurité : un utilisateur disposant du droit de modifier les droits d’accès ne peut pas modifier ses propres autorisations.
Cette restriction évite qu’un utilisateur augmente lui-même ses privilèges.
Gérer les identifiants et les mots de passe
Pour accéder à Kananas, chaque utilisateur dispose d’un identifiant personnel et d’un mot de passe.
Lorsqu’un dossier contact est créé, Kananas génère automatiquement un identifiant. Celui-ci peut ensuite être modifié depuis le dossier du contact.
Comment est défini le mot de passe ?
Pour des raisons de sécurité, les mots de passe ne sont jamais affichés en clair dans Kananas.
Chaque utilisateur choisit lui-même son mot de passe à partir d’un lien personnel reçu par email.
Le mot de passe n’est pas transmis dans le message : l’email contient une invitation permettant à son destinataire de le définir.
Les mots de passe sont protégés dans la base de données Kananas.
Inviter un contact à accéder à son espace personnel
Lorsque vous attribuez à un contact des droits d’accès à l’espace personnel en consultation ou en modification, Kananas peut lui envoyer automatiquement un email l’invitant à choisir son mot de passe.
Le parcours est le suivant :
- Vous attribuez au contact les droits d’accès à l’espace personnel.
- Kananas lui envoie un email d’invitation, si l’envoi automatique est activé.
- Le contact utilise le lien reçu pour choisir son mot de passe.
- Un nouvel email lui communique l’adresse de son espace personnel.
- Il peut ensuite se connecter à Kananas avec son identifiant et son mot de passe.
Accéder au Back-office et à l’espace personnel
Une personne peut disposer de droits de gestion dans le Back-office tout en conservant son accès à l’espace personnel.
Dans ce cas, elle peut passer d’un environnement à l’autre depuis le menu situé en haut à droite de l’interface.
Il n’est donc pas nécessaire de créer deux dossiers distincts pour une personne qui est à la fois adhérente et responsable de l’association.
Configurer l’envoi automatique des accès à l’espace personnel
Kananas permet d’envoyer automatiquement les invitations de connexion aux contacts.
Si vous préférez contrôler le moment auquel ces invitations sont envoyées, vous pouvez désactiver cet automatisme.
Activer ou désactiver l’envoi automatique
- Ouvrez le menu Réglages.
- Accédez à Mon compte > Options.
- Recherchez le paramètre Envoyer automatiquement l’accès à l’espace personnel.
- Choisissez Oui pour activer les invitations automatiques ou Non pour les désactiver.
- Enregistrez vos modifications.
Pourquoi désactiver l’envoi automatique ?
Cette option peut être utile lorsque vous préparez votre base de contacts avant l’ouverture de votre espace personnel.
Par exemple, vous pouvez :
- importer vos anciens adhérents ;
- vérifier et compléter leurs coordonnées ;
- configurer les droits d’accès ;
- envoyer ensuite les invitations lorsque votre organisation est prête.
La désactivation de l’envoi automatique n’empêche pas de proposer ultérieurement un accès aux contacts. Vous pourrez leur transmettre une invitation manuellement ou de manière collective.
Réinitialiser un mot de passe ou envoyer une invitation
Si un utilisateur a oublié son mot de passe ou n’a pas encore défini ses identifiants de connexion, vous pouvez lui envoyer une nouvelle invitation.
Depuis le dossier du contact
Dans l’onglet Droits du dossier, utilisez la fonction Envoi du mot de passe.
Cette action envoie au contact un email lui permettant de choisir un nouveau mot de passe.
Envoyer les invitations à plusieurs contacts
Il est également possible d’effectuer cette opération pour plusieurs personnes simultanément grâce aux actions collectives.
- Ouvrez le menu Contacts.
- Recherchez éventuellement les contacts auxquels vous souhaitez envoyer une invitation.
- Cochez les dossiers concernés.
- Dans la zone des actions collectives, sélectionnez Réinitialiser mot de passe.
- Validez l’opération.
Kananas envoie alors aux contacts sélectionnés un email contenant un lien permettant de définir leur mot de passe.
Astuce : cette action ne sert pas uniquement à réinitialiser les mots de passe oubliés.
Vous pouvez également l’utiliser pour envoyer une première invitation à des contacts qui n’ont pas encore activé leur espace personnel, notamment si vous avez désactivé l’envoi automatique des accès.
Restrictions d’accès selon le statut du contact
L’accès à l’espace personnel dépend non seulement des droits attribués au contact, mais également de son statut dans Kananas.
Certains statuts empêchent automatiquement l’accès à l’espace personnel, même si le contact possède un identifiant et un mot de passe.
| Statut du contact | Accès à l’espace personnel |
|---|---|
| Actif | Possible si les droits d’accès sont attribués. |
| Inscription en cours | Accès possible à l’espace personnel, mais pas au planning. |
| Prospect | Accès interdit. |
| Suspendu | Accès interdit. |
| Radié | Accès interdit. |
| Résilié | Accès interdit. |
| Clôturé | Accès interdit. |
Si un contact ne parvient pas à se connecter, vérifiez donc en priorité :
- son statut ;
- les droits d’accès attribués dans son dossier ;
- l’identifiant utilisé pour se connecter ;
- l’activation de son mot de passe.
Récapitulatif : comment donner accès à Kananas ?
Voici les principales étapes pour permettre à une nouvelle personne d’accéder à votre espace Kananas.
- Créer ou ouvrir le dossier contact de la personne.
- Vérifier son statut afin de s’assurer qu’il autorise l’accès souhaité.
- Attribuer les droits nécessaires dans l’onglet Droits.
- Envoyer une invitation automatiquement ou manuellement.
- Le contact utilise le lien reçu pour définir son mot de passe.
- Il peut ensuite se connecter à Kananas avec les autorisations correspondant à son profil.