Enregistrer un paiement dans Kananas : les quatre méthodes
Kananas permet d’enregistrer les paiements reçus par votre association et de les associer aux dossiers de vos contacts, aux activités et à la comptabilité.
Qu’il s’agisse d’une cotisation, d’un cours, d’un stage, d’une licence ou de l’achat d’un produit, vous pouvez suivre les règlements effectués par chèque, espèces, virement ou paiement en ligne.
Chaque paiement enregistré dans Kananas génère automatiquement une recette dans le journal comptable. Lorsqu’il est associé à un contact, il permet également de suivre son solde et ses règlements depuis son panier.
Il existe quatre méthodes pour enregistrer un paiement dans Kananas :
| Méthode | Quand l’utiliser ? |
|---|---|
| Panier d’un contact | Enregistrer un règlement individuel pour une cotisation, un produit ou une prestation. |
| Participants d’une activité | Enregistrer des règlements pour plusieurs participants en une seule opération. |
| Journal Finance | Saisir directement une recette comptable et la rattacher à un contact ou une activité. |
| Espace personnel | Permettre aux adhérents de régler eux-mêmes leurs achats en ligne avec Stripe. |
Dans cette documentation
- Comprendre le fonctionnement des paiements
- Enregistrer un paiement depuis le panier
- Rattacher un paiement à un achat
- Configurer les informations comptables
- Supprimer ou corriger un paiement
- Enregistrer des paiements depuis une activité
- Enregistrer un paiement depuis Finance
- Permettre le paiement en ligne
- Retrouver les paiements enregistrés
- Éviter les erreurs de saisie
- Questions fréquentes
Comprendre le fonctionnement des paiements dans Kananas
Dans Kananas, il est important de distinguer l’achat d’un produit et le paiement correspondant.
Lorsqu’un contact achète une cotisation, un équipement ou une prestation, son panier est débité du montant de l’achat.
Lorsqu’il effectue un paiement, son panier est crédité du montant réglé.
Exemple : achat et paiement d’une cotisation
Un adhérent achète une cotisation annuelle d’un montant de 120 €, puis règle cette somme par chèque.
| Opération | Effet sur le panier |
|---|---|
| Achat de la cotisation | Débit de 120 € |
| Paiement par chèque | Crédit de 120 € |
| Solde de ces opérations | 0 € |
Dans cet exemple, l’achat et le règlement se compensent dans le panier du contact.
Le paiement de 120 € crée également une recette de 120 € dans la comptabilité de l’association.
Important : un achat enregistré dans un panier ne signifie pas nécessairement qu’il a été payé. Kananas permet de conserver les deux opérations séparément et de les rattacher pour faciliter leur suivi.
Pour découvrir le fonctionnement détaillé du panier, consultez la documentation Gestion du panier des contacts.
Enregistrer un paiement depuis le panier d’un contact
C’est la méthode la plus directe pour enregistrer manuellement le règlement d’un adhérent.
Elle peut notamment être utilisée lorsque votre association reçoit un chèque, des espèces ou un virement correspondant à une cotisation ou à un achat.
Comment saisir un paiement ?
- Connectez-vous au Backoffice Kananas.
- Ouvrez le menu Contacts.
- Recherchez le contact concerné et ouvrez son dossier.
- Accédez à l’onglet Panier.
- Cliquez sur le bouton Paiement.
- Renseignez les informations du règlement : date, montant TTC, intitulé, mode de paiement et éventuellement une référence.
- Dans la zone Achat lié, sélectionnez l’achat correspondant si nécessaire.
- Complétez éventuellement les informations de la zone Options.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une fois enregistré, le paiement apparaît dans le panier du contact et la recette correspondante est automatiquement créée dans la comptabilité.
Vous pouvez alors consulter les dépenses, les règlements et les éventuels soldes restant à payer dans le dossier.
Rattacher un paiement à un achat
Lorsqu’un contact possède plusieurs achats dans son panier, Kananas permet de préciser à quel achat correspond un règlement.
Pour cela, utilisez le champ Achat lié lors de la saisie du paiement.
Ce rattachement facilite la gestion des règlements, notamment lorsque le même contact possède plusieurs cotisations, licences ou prestations.
Exemple : un contact possède plusieurs achats
Un adhérent a les achats suivants dans son panier :
| Achat | Montant |
|---|---|
| Cotisation annuelle | 100 € |
| Stage de formation | 60 € |
| Total des achats | 160 € |
Il vous remet un chèque de 100 € correspondant uniquement à sa cotisation.
Lors de la saisie, sélectionnez le produit Cotisation annuelle dans le champ Achat lié.
Kananas permet ainsi de retrouver clairement le règlement associé à cette cotisation, tandis que les 60 € du stage restent à régler.
Pourquoi utiliser le rattachement des paiements ?
- Identifier les achats réglés : retrouver facilement le paiement associé à une cotisation ou à un produit.
- Faciliter le contrôle des ventes : distinguer les produits payés des achats en attente de règlement.
- Améliorer les recherches : filtrer les contacts ayant ou non réglé un produit particulier.
- Clarifier le panier : regrouper visuellement les achats et les paiements associés.
À retenir : un panier dont le solde global est à zéro ne signifie pas nécessairement que chaque achat possède un paiement qui lui est explicitement rattaché.
Configurer les informations comptables du règlement
Lors de la saisie d’un paiement depuis le panier, la zone Options permet de préciser les informations utilisées pour son enregistrement comptable.
Vous pouvez notamment renseigner :
| Information | Utilisation |
|---|---|
| TVA | Préciser le taux applicable lorsque l’opération est soumise à la TVA. |
| Catégorie | Classer la recette selon les catégories utilisées par votre association. |
| Ventilation | Affecter le mouvement à la ventilation comptable correspondante. |
| Compte | Indiquer le compte bancaire ou de caisse concerné. |
| Entité | Associer la recette à une entité de votre organisation, lorsque cette fonction est utilisée. |
| Planning | Rattacher le règlement à une activité ou à un événement. |
| Document lié | Associer un modèle de document au règlement lorsque cette fonctionnalité est nécessaire. |
Les paramètres comptables renseignés lors de la saisie sont repris dans la recette créée automatiquement dans Finance.
Exemple : règlement d’une formation
Votre association reçoit un paiement de 80 € pour un stage de formation.
Lors de la saisie, vous pouvez sélectionner la catégorie comptable correspondant aux formations, le compte bancaire ayant reçu le versement et, si nécessaire, l’activité concernée dans le planning.
La recette est alors créée dans le journal Finance avec les informations renseignées.
Pour en savoir plus sur la comptabilité, consultez la documentation Gestion des opérations comptables.
Supprimer ou corriger un paiement
Si vous avez enregistré un règlement par erreur, Kananas permet de supprimer le paiement tant que les conditions de modification comptable le permettent.
Comment supprimer un paiement ?
- Ouvrez le dossier du contact.
- Accédez à l’onglet Panier.
- Repérez la ligne du paiement concerné.
- Cliquez sur l’icône Supprimer située à droite de cette ligne.
- Confirmez l’opération si Kananas vous le demande.
Lorsque la suppression est autorisée, elle retire le paiement du panier et supprime également le mouvement comptable associé.
Dans quels cas la suppression est-elle impossible ?
La suppression n’est plus disponible lorsque :
- le règlement a été validé en comptabilité ;
- l’exercice comptable est clôturé.
Ces restrictions permettent de préserver la cohérence des opérations comptables déjà contrôlées ou clôturées.
Si une opération validée nécessite une correction, vérifiez la procédure comptable appropriée avant d’effectuer une écriture de régularisation.
Attention : ne supprimez pas un paiement effectivement encaissé simplement pour corriger une erreur de présentation dans le panier. Assurez-vous d’abord des conséquences sur la comptabilité et sur le suivi de l’encaissement.
Enregistrer des paiements depuis une activité
Kananas permet d’ajouter un règlement à plusieurs participants d’une activité en une seule opération.
Cette méthode est utile lorsque vous recevez simultanément les paiements de plusieurs personnes participant à un cours, un stage, une sortie ou un événement.
Comment enregistrer des paiements collectivement ?
- Ouvrez le menu Planning.
- Sélectionnez l’activité concernée.
- Accédez à l’onglet Participants.
- Cochez les participants pour lesquels vous souhaitez enregistrer un règlement.
- Dans la zone de modification collective, sélectionnez Ajouter paiement.
- Renseignez l’intitulé, le montant et le mode de paiement.
- Cliquez sur OK.
Kananas ajoute le règlement pour chacun des participants sélectionnés.
Les opérations sont visibles :
- dans le suivi des participants de l’activité ;
- dans le panier de chaque contact ;
- dans le journal Finance de l’association.
Exemple : enregistrer les paiements d’un stage
Vous organisez un stage facturé 30 € par participant.
Cinq participants vous remettent chacun un règlement de 30 €.
Vous sélectionnez ces cinq participants, puis utilisez l’action collective Ajouter paiement en indiquant un montant de 30 €.
Kananas enregistre alors un règlement de 30 € pour chacun des cinq participants, soit 150 € de règlements au total.
Attention : le montant saisi lors de cette opération collective est appliqué aux participants sélectionnés. Vérifiez que chaque personne a effectivement réglé la somme indiquée avant de valider.
Enregistrer un paiement directement depuis Finance
Vous pouvez également enregistrer un règlement directement depuis le journal comptable Kananas.
Cette méthode est particulièrement utile si vous saisissez les recettes de votre association depuis la partie Finance et souhaitez les associer aux contacts concernés.
Créer une recette rattachée à un contact
- Ouvrez le menu Finance.
- Accédez au journal et utilisez la fonction permettant d’ajouter une nouvelle recette.
- Renseignez la date, l’intitulé, le montant et le mode de paiement.
- Dans la zone Rattaché à, sélectionnez le contact concerné.
- Si l’opération concerne une activité, renseignez éventuellement le champ Planning.
- Complétez les informations comptables nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le rattachement au contact permet d’associer l’opération à son dossier et de retrouver le règlement dans les fonctionnalités de suivi correspondantes.
Éviter de comptabiliser deux fois un règlement
Important : lorsqu’un paiement est déjà enregistré depuis le panier d’un contact, Kananas crée automatiquement la recette correspondante dans Finance.
Il est donc inutile de saisir une deuxième fois cette recette dans le journal.
Avant d’ajouter une opération manuellement, vérifiez qu’elle n’a pas déjà été enregistrée par une autre méthode.
Pour en savoir plus sur la saisie et la recherche d’opérations, consultez la documentation Opérations comptables.
Permettre aux adhérents de payer en ligne depuis leur espace personnel
Kananas permet à vos adhérents de régler eux-mêmes leurs achats en ligne depuis leur espace personnel.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les cotisations, les licences, les inscriptions à des activités ou l’achat de produits depuis la boutique.
Le paiement en ligne est assuré par Stripe, partenaire de Kananas pour le traitement sécurisé des transactions.
Activer le paiement en ligne
Pour proposer le paiement en ligne, votre association doit posséder un compte Stripe connecté à Kananas.
La connexion peut être effectuée depuis le Backoffice, à l’aide de la fonction d’activation du paiement en ligne.
Vous pouvez également configurer certaines options relatives aux paiements dans Réglages > Options.
Pour découvrir la procédure complète, consultez la documentation Configurer le paiement en ligne avec Stripe.
Comment un adhérent effectue-t-il un paiement ?
- Le contact se connecte à son espace personnel Kananas.
- Il accède à la rubrique Panier.
- Il consulte ses achats, ses paiements précédents et son solde.
- Il sélectionne les achats à régler ou saisit directement un montant, selon les possibilités proposées.
- Il clique sur le bouton Payer en ligne.
- Il est redirigé vers l’interface de paiement sécurisée.
- Il renseigne ses informations de paiement et valide la transaction.
Le panier de l’adhérent
Depuis son panier, l’adhérent peut consulter les dépenses correspondant à ses cotisations, prestations et achats, puis choisir le montant qu’il souhaite régler.
Que se passe-t-il une fois le paiement accepté ?
Lorsqu’un paiement en ligne est confirmé, Kananas enregistre automatiquement les opérations correspondantes :
- Dans le panier du contact : une ligne de paiement est créée pour le montant réglé.
- Dans Finance : une recette comptable est automatiquement enregistrée.
Le responsable n’a donc pas besoin de ressaisir manuellement le règlement dans le Backoffice.
Cette automatisation facilite le suivi des paiements et réduit les risques de double saisie.
Comment sont gérées les informations bancaires ?
Le traitement des paiements est assuré par Stripe. Les informations de carte bancaire sont saisies dans l’interface de paiement sécurisée, et non dans le dossier du contact Kananas.
Les frais applicables et les moyens de paiement disponibles dépendent de la configuration du compte Stripe de votre association.
Consultez la documentation Paiement en ligne pour connaître les possibilités de configuration, les moyens de paiement et les modalités de frais de transaction.
Où retrouver les paiements enregistrés ?
Les paiements peuvent être consultés depuis plusieurs rubriques de Kananas selon les informations que vous souhaitez vérifier.
| Rubrique | Informations disponibles |
|---|---|
| Contacts > Panier | Achats, règlements, réductions et solde d’un contact. |
| Planning > Participants | Règlements et frais associés aux participants d’une activité. |
| Finance > Journal | Recettes comptables, modes de paiement, comptes et informations analytiques. |
| Boutique > Ventes | Achats de produits et suivi de leur état de paiement. |
Rechercher des paiements dans le journal Finance
Le journal Finance permet de retrouver les recettes enregistrées par date, compte, catégorie, ventilation, mode de paiement ou intitulé.
Utilisez le bouton Rechercher pour appliquer des filtres et retrouver les opérations correspondant à vos critères.
Vous pouvez par exemple rechercher les paiements reçus par chèque ou par virement sur une période donnée.
Vérifier les règlements associés aux ventes
Depuis le menu Boutique > Ventes, vous pouvez consulter les ventes enregistrées et les informations relatives à leur règlement.
Pour qu’une vente soit identifiée comme payée, veillez à ce que le règlement soit correctement rattaché à l’achat correspondant.
Pour découvrir ces fonctionnalités, consultez la documentation Suivi des ventes.
Bonnes pratiques pour éviter les erreurs de paiement
Pour conserver une comptabilité cohérente et un suivi fiable des règlements, nous vous recommandons de vérifier quelques points lors de la saisie.
- Vérifiez le contact : assurez-vous d’enregistrer le paiement dans le dossier de la bonne personne.
- Contrôlez le montant : saisissez le montant réellement réglé, y compris en cas de paiement partiel.
- Précisez le mode de paiement : chèque, espèces, virement ou autre moyen utilisé.
- Renseignez une référence : par exemple le numéro d’un chèque ou une référence de virement lorsque cela est utile.
- Utilisez Achat lié : rattachez le règlement à l’achat concerné lorsque vous souhaitez suivre précisément son état de paiement.
- Vérifiez les paramètres comptables : compte, catégorie, ventilation et autres informations nécessaires.
- Contrôlez les opérations collectives : n’enregistrez un paiement que pour les participants ayant effectivement réglé la somme.
- Évitez les doubles saisies : un paiement enregistré dans le panier ou en ligne crée déjà une recette dans Finance.
- Vérifiez avant de valider en comptabilité : une opération validée ne peut plus être supprimée par la procédure habituelle.
Conseil : avant d’enregistrer manuellement un règlement, vérifiez qu’il n’apparaît pas déjà dans le panier du contact ou dans le journal Finance.
Cette précaution est particulièrement importante pour les paiements en ligne, qui créent automatiquement les opérations correspondantes dans Kananas.
Questions fréquentes sur les paiements
Un paiement enregistré dans le panier apparaît-il automatiquement dans Finance ?
Oui. L’enregistrement d’un paiement dans le panier génère automatiquement la recette correspondante dans le journal Finance.
Peut-on enregistrer un paiement sans achat préalable ?
Oui. Vous pouvez enregistrer un règlement sans nécessairement l’associer à un achat particulier. Il viendra alors créditer le panier du contact.
Lorsqu’il correspond à un achat précis, il est toutefois recommandé d’utiliser le champ Achat lié.
Peut-on enregistrer plusieurs paiements pour un même achat ?
Vous pouvez enregistrer plusieurs règlements successifs dans le panier d’un contact, par exemple lorsqu’un adhérent paie en plusieurs fois.
Veillez à renseigner correctement les montants et leurs rattachements pour conserver un suivi clair de l’achat.
Un paiement en ligne doit-il être ressaisi dans Finance ?
Non. Lorsqu’un paiement en ligne est confirmé, Kananas crée automatiquement la ligne de paiement dans le panier et la recette dans Finance.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer un paiement ?
La suppression n’est plus autorisée lorsque l’opération a été validée en comptabilité ou lorsque l’exercice comptable correspondant est clôturé.
Quelle différence entre un paiement et une réduction ?
Un paiement correspond à un règlement et génère une recette comptable.
Une réduction ou un avoir saisi depuis le panier permet d’ajuster le solde du contact sans créer de recette comptable.
Pour en savoir plus, consultez les documentations Panier et Réductions.
En résumé : quatre méthodes pour enregistrer les paiements
Kananas vous permet de centraliser les règlements de votre association, quel que soit le mode de saisie utilisé.
Vous pouvez enregistrer un paiement individuellement depuis le panier d’un contact, collectivement depuis une activité ou directement depuis le journal Finance.
Les adhérents peuvent également régler eux-mêmes leurs achats en ligne depuis leur espace personnel, grâce à l’intégration avec Stripe.
Chaque règlement est ainsi associé aux informations nécessaires à son suivi et à sa comptabilisation, ce qui simplifie le travail administratif et financier de votre association.