Créer et gérer les factures
Kananas vous permet de créer des factures à destination de vos contacts.
La facturation peut fonctionner de deux manières :
- automatiquement : une facture ou un reçu de paiement est créé lors de l’enregistrement d’un paiement dans le dossier d’un contact ;
- manuellement : vous choisissez les achats et les règlements à faire apparaître sur la facture.
Dans les deux cas, le contact peut retrouver ses factures depuis son espace personnel.
- Paramétrer la facturation
- Créer une facture manuelle
- Consulter et imprimer une facture
- Envoyer une facture par email
Paramétrer la facturation
Les réglages de facturation sont accessibles depuis Réglages > Options, dans la section Facture.
Vous pouvez y configurer :
- la création automatique des factures ;
- le prochain numéro de facture ;
- les taux de TVA utilisés pour la facturation ;
- le contenu de l’entête ;
- le contenu du pied de page.
Facturation automatique
Lorsque l’option Facture automatique est activée, Kananas génère automatiquement une facture ou un reçu lors de l’ajout d’un paiement dans le dossier d’un contact.
Ce mode évite d’avoir à créer manuellement une facture après chaque règlement.
Facturation manuelle
Lorsque la facturation automatique est désactivée, vous pouvez créer les factures depuis le panier des contacts.
Le champ Prochain numéro de facture permet de définir le numéro qui sera utilisé lors de la prochaine création. La numérotation est ensuite incrémentée automatiquement à chaque nouvelle facture.
Personnaliser la facture
Vous pouvez personnaliser les documents générés en renseignant l’entête et le pied de page de vos factures. Le logo de votre organisation est également repris sur le document.
Créer une facture manuelle
En mode manuel, la facture est créée directement depuis le panier du contact.
- Ouvrez la fiche du contact.
- Sélectionnez l’onglet Panier.
- Cliquez sur le bouton Facture.
- Renseignez les informations de la facture.
- Sélectionnez les achats et les paiements à faire apparaître sur le document.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le formulaire permet de définir :
- la date de la facture ;
- son numéro ;
- son titre ;
- les dépenses à faire apparaître sur la facture ;
- les paiements associés ;
- un commentaire éventuel.
Les boutons Ajouter situés dans les zones Dépense et Paiement permettent de sélectionner les éléments du panier qui doivent être intégrés à la facture.
Consulter et imprimer une facture
Une fois créée, la facture apparaît directement dans le panier du contact.
Vous pouvez récupérer une facture de deux façons :
- depuis le panier du contact, en cliquant sur l’icône de facture située à droite de la ligne correspondante ;
- depuis son espace personnel, où le contact peut lui-même consulter et récupérer ses factures.
Factures dans l’espace personnel
Les factures sont accessibles dans la partie consacrée aux achats et paiements de l’espace personnel, sur ordinateur comme sur smartphone.
Envoyer une facture par email
À savoir : les factures créées manuellement peuvent également être envoyées directement par email.
Depuis le panier du contact, cliquez sur l’icône enveloppe située à droite de la ligne de facture. Vous pourrez alors utiliser les fonctions d’envoi d’email de Kananas.