Créer un formulaire d’adhésion en ligne
Les formulaires d’adhésion en ligne permettent aux personnes souhaitant rejoindre votre organisation de transmettre directement leurs informations depuis Internet.
Lorsqu’une demande est envoyée, un dossier contact est automatiquement créé dans Kananas. Vous évitez ainsi toute ressaisie des informations transmises par le futur adhérent.
Vous pouvez créer autant de formulaires d’adhésion que nécessaire : un formulaire général, un formulaire par activité, par section ou encore par type d’adhérent.
- Comprendre le fonctionnement
- Créer le formulaire
- Ajouter les champs et documents
- Configurer les tarifs et le paiement
- Automatiser le traitement selon le tarif ou le produit
- Configurer les actions après l’envoi du formulaire
- Diffuser le formulaire
- Consulter les demandes reçues
Que se passe-t-il lorsqu’une personne adhère ?
Lorsqu’une personne complète et envoie le formulaire, Kananas crée automatiquement un dossier contact avec les informations saisies.
Le nouveau contact reçoit le statut défini dans Réglages > Options > Nouveau contact.
Si le statut configuré est Actif, la personne reçoit automatiquement un email contenant ses identifiants pour accéder à son espace personnel.
Lorsque plusieurs tarifs sont proposés, le choix effectué par le futur adhérent peut également servir à classer automatiquement son dossier et à déclencher des actions liées au produit correspondant à son adhésion.
À savoir : chaque tarif peut définir un Type, une Catégorie et des Tags. Ces informations sont automatiquement appliquées au dossier du contact en fonction du tarif choisi lors de l’adhésion.
Chaque nouvelle demande génère également une notification ainsi qu’un email d’information dans Kananas. Vous pouvez ensuite consulter le dossier créé et contacter la personne si des informations ou formalités complémentaires sont nécessaires.
Créer un formulaire d’adhésion
Pour créer un nouveau formulaire :
- Ouvrez le menu Formulaire.
- Cliquez sur le bouton Adhésion.
- Donnez un nom à votre formulaire.
- Ajoutez les informations que vous souhaitez demander au futur adhérent.
Ajouter les champs du formulaire
Vous pouvez utiliser dans le formulaire les champs présents dans votre base de contacts Kananas.
La construction du formulaire s’effectue par glisser-déposer :
- faites glisser un champ dans le formulaire pour l’ajouter ;
- indiquez s’il doit être obligatoire ou facultatif ;
- faites glisser les champs déjà présents pour modifier leur ordre.
Si l’information que vous souhaitez demander n’existe pas encore dans votre base, commencez par créer un champ personnalisé. Il sera ensuite disponible dans l’éditeur du formulaire.
Ajouter du texte et des instructions
Le bloc Paragraphe permet d’insérer du texte directement dans le formulaire : consignes, explications, conditions d’adhésion ou informations pratiques.
Vous pouvez également insérer un lien cliquable dans un paragraphe, par exemple vers votre règlement intérieur afin que le futur adhérent puisse le consulter avant d’accepter les conditions.
Demander des documents
Vous pouvez demander au futur adhérent de transmettre un document avec sa demande : certificat médical, justificatif, photo ou autre pièce nécessaire à son inscription.
Pour cela, faites glisser le champ Document à télécharger dans votre formulaire puis personnalisez son intitulé.
Chaque bloc Document à télécharger permet de collecter un seul fichier. Ajoutez plusieurs blocs si plusieurs documents doivent être transmis.
Photo du contact : si vous souhaitez que le fichier transmis soit automatiquement utilisé comme photo du contact, le champ document doit être nommé photo.
Utilisez le bouton Aperçu situé en haut à droite pour afficher le formulaire tel qu’il sera présenté au futur adhérent.
Configurer les tarifs et le paiement
Si l’adhésion est payante, vous pouvez proposer un ou plusieurs tarifs directement dans le formulaire.
Par exemple, un même formulaire peut proposer :
- un tarif Adulte ;
- un tarif Jeune ;
- un tarif Famille ;
- ou différents tarifs correspondant à vos sections ou activités.
Pour permettre le règlement au moment de l’inscription, vous devez au préalable avoir activé le paiement en ligne dans Kananas.
Pour chaque tarif, vous pouvez renseigner :
- un intitulé compréhensible par le futur adhérent ;
- le produit correspondant à l’adhésion, par exemple « Cotisation adulte 2026 » ;
- le Type à appliquer automatiquement au contact ;
- la Catégorie à lui attribuer ;
- un ou plusieurs Tags.
Le tarif choisi peut ainsi déterminer automatiquement la manière dont le nouveau contact sera classé dans votre base.
Conseil : utilisez les tarifs du formulaire pour les principales formules d’adhésion. Les options complémentaires — licence, tee-shirt, équipement, stage… — peuvent être créées sous forme de produits proposés ensuite dans la boutique de l’espace personnel.
Automatiser le traitement selon le tarif ou le produit
Le choix d’un tarif peut aller plus loin que la simple définition du montant de l’adhésion. Kananas permet d’utiliser le tarif et le produit qui lui est associé pour automatiser le traitement du nouvel adhérent.
Automatisations définies directement sur le tarif
Lors de la configuration d’un tarif du formulaire, vous pouvez définir les informations qui seront appliquées au dossier du contact ayant sélectionné ce tarif :
- Type ;
- Catégorie ;
- Tags.
Vous pouvez ainsi utiliser un seul formulaire pour plusieurs profils d’adhérents et les classer automatiquement en fonction de leur choix.
Par exemple, le tarif « Jeune » peut attribuer automatiquement la catégorie Jeune, tandis que le tarif « Adulte » peut attribuer la catégorie Adulte.
Automatisations définies sur le produit associé
Chaque tarif peut être associé à un produit, par exemple une cotisation. Ce produit dispose de son propre onglet Automatisation.
Les automatisations du produit permettent de déclencher des actions lors de son achat et, lorsqu’il possède une date de fin de validité, lors de son expiration.
Lors de l’achat du produit
- Modifier le statut du contact : l’achat d’une cotisation peut par exemple faire passer le contact au statut « Actif ».
- Affecter automatiquement le contact à une activité : pratique pour inscrire directement l’adhérent dans une section ou une activité du planning.
- Envoyer automatiquement un email : message de bienvenue, informations pratiques, consignes, carte d’adhérent, etc.
Lors de l’expiration du produit
- Modifier le statut du contact : par exemple lorsqu’une cotisation arrive à expiration.
- Envoyer automatiquement un email : par exemple pour prévenir l’adhérent et l’inviter à renouveler sa cotisation.
Exemple : un tarif « Adhésion Tennis » peut attribuer automatiquement la catégorie Adhérent tennis. Le produit « Cotisation Tennis 2026 » associé à ce tarif peut ensuite faire passer le contact au statut Actif, l’affecter automatiquement à l’activité Tennis et lui envoyer un email de bienvenue.
Pour configurer ces actions, ouvrez la fiche du produit associé au tarif puis son onglet Automatisation.
Les trois niveaux d’automatisation
| Niveau | Quand ? | Actions possibles |
|---|---|---|
| Tarif du formulaire | Selon le tarif choisi | Type, Catégorie et Tags du contact |
| Produit associé | Lors de l’achat | Modifier le statut, affecter à une activité, envoyer un email |
| Produit associé | Lors de l’expiration | Modifier le statut, envoyer un email |
| Après traitement du formulaire | Après l’envoi de la demande | Statut, email, facture et message de remerciement |
Conseil : lorsque vous utilisez plusieurs de ces automatismes, vérifiez leur cohérence. Par exemple, évitez de demander au formulaire et au produit d’attribuer deux statuts différents au même contact.
Exemple de formulaire d’adhésion
Le futur adhérent complète ses informations, choisit éventuellement son tarif puis effectue le règlement en ligne lorsque celui-ci est proposé.
Déjà membre ? Si la personne possède déjà un compte Kananas, elle peut se connecter afin de pré-remplir le formulaire avec les informations de son dossier.
Configurer les actions après l’envoi du formulaire
La section Après traitement concerne les actions liées directement à l’envoi du formulaire. Elle est distincte des automatisations éventuellement définies sur le tarif ou sur le produit.
Vous pouvez notamment définir :
- le statut du contact après l’envoi du formulaire ;
- l’email qui lui sera envoyé ;
- la facture éventuellement envoyée ;
- le message de remerciement affiché après validation du formulaire.
Diffuser le formulaire d’adhésion
L’onglet Intégration contient les différents moyens permettant de diffuser votre formulaire.
Vous pouvez notamment utiliser les codes proposés pour intégrer le formulaire sur votre site web.
Utiliser le QR code
Kananas génère également un QR code donnant directement accès au formulaire.
Vous pouvez l’ajouter à vos flyers, affiches ou autres supports imprimés. La personne scanne simplement le QR code avec son smartphone pour ouvrir le formulaire d’adhésion et compléter sa demande.
Consulter les demandes d’adhésion
L’onglet Résultats regroupe toutes les personnes ayant complété le formulaire.
Vous pouvez y consulter les informations transmises, suivre les différentes demandes et accéder aux données associées aux contacts créés dans Kananas.
Le parcours d’une adhésion en ligne
- Vous créez et personnalisez le formulaire d’adhésion.
- Vous définissez les tarifs et les éventuelles règles de Type, Catégorie et Tags.
- Vous associez chaque tarif au produit correspondant à l’adhésion.
- Si nécessaire, vous configurez les automatisations du produit : statut, activité, emails et actions à l’expiration.
- Vous diffusez le formulaire sur votre site, par lien ou via son QR code.
- Le futur adhérent remplit le formulaire, choisit son tarif et transmet les éventuels documents demandés.
- Kananas crée automatiquement son dossier contact et applique les informations correspondant au tarif choisi.
- Les actions définies dans le formulaire et sur le produit sont exécutées selon leur configuration.
- Vous retrouvez la demande dans l’onglet Résultats.
Traçabilité : pour chaque demande d’adhésion, Kananas crée également un document PDF dans le dossier du contact. Il reprend les informations fournies dans le formulaire ainsi que l’adresse IP et l’horodatage de l’envoi.