Ajouter un participant :

Pour ajouter des participants à votre activité, utilisez le bouton « + Participant ». La fenêtre suivante vous permettra de sélectionnez le ou les personnes que vous souhaitez ajouter à votre activité.

Lors de l’ajout, vous avez aussi la possibilité d’affecter le ou les participants aux sessions suivantes dans le cas d’une activité répétitive.

Vous pouvez également affecter le ou les participants à un groupe et spécifier leur statut (en attente, accepté, etc …).

Une autre façon de rajouter un participant est d’ouvrir la fonctionnalité d’inscription en ligne : vous offrez ainsi à vos adhérents le choix de s’inscrire eux-mêmes aux activités au travers de leur espace personnel.

 

Notez que vous pouvez affecter un contact à une activité directement depuis l’onglet planning de son dossier.

Inscription de plusieurs personnes

Pour gagner du temps vous pouvez sélectionner plusieurs personnes et les inscrire en même temps à une activité. Pour cela sélectionnez les dans la liste des contacts, puis utiliser l’action « affecter à l’activité » en bas de la page. NB : si l’activité est du type répétitive vous pouvez décider d’inscrire ces personnes à toutes les sessions, exemple : un cours de danse qui démarre en septembre, qui a lieu toutes semaines jusqu’au 30 juin.

 

Afin de gérer les inscriptions en ligne vous disposez de plusieurs fonctions

Ouverte : témoin servant à ouvrir ou fermer les inscriptions en ligne.

Capacité : nombre de places prévues pour l’activité.

Publication : si ce témoin est positionné à « oui », l’activité sera affichée dans l’espace personnel des membres de votre organisation. Attention pour être publiée une activité ne doit pas être au statut « brouillon ». Il est donc conseillé de préparer l’activité en la laissant au statut « brouillon », et lorsque vous souhaitez ouvrir l’inscription en ligne, basculez alors le statut à « ouvert » + inscription = oui.

changement de statut des participants : un email sera automatiquement envoyé aux participants lors du changement du statut de leur inscription.

Ajout d’un participant : cela se fait avec le lien « ajouter un participant » de l’onglet « participants » du dossier de l’activité, ou à partir de la liste des contacts en utilisant la fonction de modification collective située en bas de page.

Communications aux participants de l’activité : sur l’onglet « participants » vous trouverez l’icône « email » qui vous permet en cliquant dessus d’adresser un email aux participants du groupe.

Affectation : l’onglet « participants » d’une activité vous permet d’avoir une vision d’ensemble des personnes inscrites. L’affichage regroupe les participants par groupe.
Vous pouvez soit modifier individuellement les informations d’inscription en cliquant sur l’icône situé à droite de la ligne, soit utiliser le secteur de modification collective situé en bas de page. Pour utiliser la fonctionnalité de modification collective, sélectionnez les participants puis effectuer l’action.

Feuille de présence : vous pouvez imprimer un document qui vous servira à pointer les participants à votre activité. Pour cela utilisez le lien « feuille de présence ».

Gestion des groupes

Vous pouvez répartir les participants dans des groupes. Pour cela sélectionnez les dans l’onglet « participants » de l’activité, puis utilisez la fonction de modification collective située en bas de page.

Pour modifier une seule affectation cliquez sur l’icône « modifier » à droite de la ligne du participant. Une fenêtre vous permettra alors de modifier les différentes paramètres de son affectation.

Envoyer un mail à des participants

Sélectionnez les dans l’onglet « participants » et utilisez la fonction de modification collective située en bas de page, choix « envoyer un Mail ».