Ajouter un participant :

Pour ajouter des participants à votre activité, utilisez le bouton “+ Participant”. La fenêtre suivante vous permettra de sélectionnez le ou les personnes que vous souhaitez ajouter à votre activité.

association gestion des activités ajouter participant

Lors de l’ajout, vous avez aussi la possibilité d’affecter le ou les participants aux sessions suivantes dans le cas d’une activité répétitive.

Vous pouvez également affecter le ou les participants à un groupe et spécifier leur statut (en attente, accepté, etc …).

Une autre façon de rajouter un participant est d’ouvrir la fonctionnalité d’inscription en ligne : vous offrez ainsi à vos adhérents le choix de s’inscrire eux-mêmes aux activités au travers de leur espace personnel.

Notez que vous pouvez aussi affecter un contact à une activité directement depuis l’onglet planning de son dossier.

association gestion des activités affecter participant

Inscription de plusieurs personnes

Pour gagner du temps vous pouvez sélectionner plusieurs personnes et les inscrire en même temps à une activité. Pour cela sélectionnez les dans la liste des contacts, puis utiliser l’action “affecter à l’activité” en bas de la page.

association affecter à une activité depuis la liste des adhérents

Si l’activité est du type répétitive vous pouvez décider d’inscrire ces personnes à toutes les sessions, exemple : un cours de danse qui démarre en septembre, qui a lieu toutes semaines jusqu’au 30 juin.

Paramétrer les inscriptions

Pour publier une activité sur l’espace personne adhérent il suffit qu’elle soit au statut “ouverte” et que sa date de début ne soit pas dépassée.

Vous pouvez restreindre l’inscription à l’activité sur 2 critères :

  • La catégorie du contact
  • L’acquisition d’un produit

Par exemple un cours qui est reservé aux adhérents de la catégorie “senior” ayant acquis l’option “cours d’aquarelle” (en plus de la cotisation annuelle). Les adhérents ne répondant pas à ces conditions l’éligibilité ne verront pas l’activité dans leur planning. Il ne sera également pas possible dans le backoffice de les ajouter via le bouton “ajouter participants” de l’activité.

Le paramétrage de ces conditions se fait dans la section “conditions” de l’onglet “inscriptions”.

association parametrer les conditions d'inscription en ligne à une activité

Tarifs : si cette activité necessite lors de l’adhésion en ligne le paiement de frais supplémentaires vous pouvez les ajouter dans la section Tarif. L’adhérent devra alors effectuer le paiement en ligne correspondant aux frais pour valider son inscription.

Notifications :

  • Avertir participant du changement de son statut : un email sera automatiquement envoyé aux participants lors du changement du statut de leur inscription.
  • Avertir responsable d’une nouvelle inscription : un email sera automatiquement envoyé au responsable lorsqu’un adhérent s’inscrit en ligne.

Options :
Capacité : nombre de places prévues pour l’activité. Lorsque le nombre de place est atteint les adhérents ne pourront plus s’inscrire en ligne, cela restera cependant possible sur le backoffice.

Gestion des groupes

Vous pouvez répartir les participants dans des groupes. Pour cela sélectionnez les dans l’onglet “participants” de l’activité, puis utilisez la fonction de modification collective située en bas de page.

association gestion des activités groupe de participants

Pour modifier une seule affectation cliquez sur l’icône “modifier” à droite de la ligne du participant. Une fenêtre vous permettra alors de modifier les différentes paramètres de son affectation.

association gestion des activités modifier participant

Envoyer un mail à des participants

Sélectionnez les dans l’onglet “participants” et utilisez la fonction de modification collective située en bas de page, choix “envoyer un Mail”.

association gestion des activités mail aux participants