¿Acabas de crear tu espacio Kananas? Antes de empezar a gestionar socios, cuotas o inscripciones online, es importante configurar una estructura clara.
El objetivo es simple: configurar tu organización, importar tus expedientes existentes y crear tu formulario de adhesión online.
1. Configurar tu organización
El primer paso consiste en adaptar Kananas al funcionamiento real de tu asociación.
Cada organización tiene su propia estructura: categorías de socios, secciones, actividades, niveles, grupos, estados o roles. Antes de importar tus contactos o crear un formulario, dedica unos minutos a definir estos elementos.
En Kananas, ve a: Configuración / Referencial / Categoría contacto
Aquí puedes crear los valores que después servirán para organizar tus expedientes.
Por ejemplo, un club deportivo juvenil puede crear categorías como:
Sub-8
Sub-10
Sub-12
Adultos
Ocio
Competición
Una asociación con varias actividades puede utilizar categorías para identificar la actividad elegida por cada socio:
Yoga
Danza
Senderismo
Pádel
Una asociación de antiguos alumnos o una comunidad también puede utilizar categorías como:
Antiguo alumno
Voluntario
Donante
Miembro de la junta
Adhesión familiar
Esta configuración te ayudará después a filtrar contactos, crear grupos, seguir inscripciones y enviar comunicaciones más segmentadas.
¿Por qué configurar el referencial desde el principio?
El referencial es la base de tu organización en Kananas.
Si tus categorías están claras desde el inicio, podrás:
encontrar socios más fácilmente;
segmentar tus contactos;
preparar listas;
seguir inscripciones;
crear formularios más relevantes;
enviar mensajes a los grupos adecuados;
obtener estadísticas más claras.
Dedica unos minutos a estructurar tu referencial antes de completar tu base de contactos.
2. Importar tus expedientes existentes
Una vez realizada la configuración básica, puedes importar tus contactos existentes en Kananas.
Si ya gestionas tu asociación con un archivo Excel, una hoja de cálculo o una herramienta anterior, puedes exportar tus datos en formato CSV e importarlos en Kananas.
Esta etapa evita tener que recrear cada expediente manualmente.
Antes de importar, dedica tiempo a limpiar tu archivo:
verifica nombres y apellidos;
elimina duplicados evidentes;
corrige direcciones de email incorrectas;
homogeneiza las categorías;
elimina columnas innecesarias;
conserva solo la información realmente útil.
Un archivo limpio hace que la importación sea más fiable y que tu base Kananas sea más fácil de utilizar.
Preparar tu archivo CSV
Tu archivo CSV debe incluir la información que deseas importar. Las columnas Apellido y Nombre son especialmente importantes, ya que permiten identificar los contactos y crear los expedientes.
Durante la importación, Kananas te permite asociar cada columna de tu archivo con el campo correcto de la base de datos. Las columnas que no se asocien no serán importadas.
Si has creado campos personalizados en Kananas, también puedes utilizarlos para importar información específica de tu asociación.
Por ejemplo, una organización puede importar campos como:
Tipo de adhesión
Sección
Año de promoción
Contacto de emergencia
Talla de camiseta
Interés como voluntario
3. Crear tu formulario de adhesión online
Una vez estructurada tu base de datos, puedes crear tu formulario de adhesión online.
Esta etapa permite a los nuevos socios inscribirse directamente mediante un formulario, sin hojas de cálculo, sin formularios en papel y sin introducción manual de datos.
En Kananas, el formulario de adhesión puede recopilar la información necesaria para la inscripción:
nombre;
apellido;
datos de contacto;
actividad elegida;
categoría de socio;
documentos;
opción de cuota;
pago online, si está activado.
Cuando una persona completa el formulario, se crea automáticamente un expediente de contacto en tu espacio Kananas y recibes una notificación por email.
Adaptar el formulario a tu asociación
Tu formulario debe ser sencillo para los socios, pero suficientemente completo para tu gestión interna.
Evita pedir demasiada información innecesaria desde el principio. Cuanto más largo sea el formulario, mayor será el riesgo de abandono. Concéntrate en los datos realmente necesarios para la inscripción.
Para un club deportivo juvenil, puedes solicitar un certificado médico, una autorización parental o un contacto de emergencia.
Para una asociación de padres, una escuela o una comunidad educativa, puedes recopilar información familiar, preferencias de voluntariado, nivel del alumno o participación en eventos.
Añadir opciones de cuota
Si tu asociación quiere cobrar cuotas online, puedes asociar opciones de tarifa a tu formulario.
Por ejemplo:
Adhesión individual
Adhesión familiar
Adhesión estudiante
Adhesión sénior
Adhesión voluntario
Adhesión por sección
Cada opción de cuota puede estar vinculada a un producto de adhesión. Esto facilita el seguimiento claro de los pagos en Kananas.
El socio selecciona la tarifa adecuada, completa el formulario y puede pagar online si el pago está activado.