La importación del extracto bancario permite recuperar rápidamente los movimientos bancarios de su asociación en la contabilidad de Kananas.
En lugar de introducir manualmente cada ingreso o gasto, puede importar un archivo CSV exportado desde la plataforma de su banco. A continuación, la IA de Kananas analiza las líneas del archivo, busca posibles duplicados y propone automáticamente la información contable útil: cuenta, categoría y contacto asociado.
Esta funcionalidad permite ahorrar mucho tiempo, especialmente a las asociaciones que tienen que gestionar numerosos pagos, cuotas, reembolsos, compras o transferencias.
1. Exportar el archivo CSV desde su banco
El primer paso consiste en obtener el registro bancario desde la plataforma de su banco.
Acceda a su banca online y exporte los movimientos de la cuenta en formato CSV.
Dependiendo del banco, el archivo puede contener diferentes columnas, por ejemplo:
- fecha de la operación
- concepto bancario
- importe
- tipo de operación
- referencia
- método de pago
- saldo
- nombre del pagador o del beneficiario
No es necesario que el archivo tenga exactamente el mismo formato de un banco a otro: la IA de Kananas está diseñada para analizar el contenido del archivo e identificar la información importante.
Antes de realizar la importación, compruebe simplemente que el archivo contiene los movimientos que desea integrar y que el periodo exportado corresponde a sus necesidades.
2. Acceder a la importación en Kananas
En Kananas, vaya al menú Finanzas y haga clic en el botón Importar.
A continuación, puede seleccionar el archivo CSV exportado desde su banco y adjuntarlo a la importación.
Una vez añadido el archivo, Kananas inicia el análisis del contenido para preparar los movimientos contables.
3. Análisis del archivo mediante la IA de Kananas
Después de añadir el archivo CSV, Kananas utiliza inteligencia artificial para analizar los movimientos bancarios.
La IA lee la información disponible en el archivo: fechas, conceptos, importes, referencias, tipo de operación y datos adicionales proporcionados por el banco.
Su objetivo es transformar un archivo bancario sin procesar en apuntes contables más fáciles de gestionar.
La IA puede ayudarle, entre otras cosas, a:
- identificar los ingresos y los gastos
- interpretar los conceptos bancarios
- proponer una cuenta contable
- proponer una categoría
- vincular un movimiento a un contacto
- detectar movimientos ya conocidos
- evitar duplicados
- preparar los apuntes para su validación
Este análisis permite evitar gran parte del trabajo manual que normalmente se requiere después de exportar los movimientos bancarios.
4. Búsqueda de duplicados en la base de datos
Durante la importación, Kananas compara los movimientos del archivo con las operaciones ya registradas en su base de datos.
Este paso es importante para evitar que una misma operación se importe varias veces.
Por ejemplo, si ya ha registrado manualmente una cuota, un reembolso o un gasto, Kananas puede detectar que ya existe un movimiento similar.
La búsqueda de duplicados puede basarse en varios elementos:
- fecha de la operación
- importe
- concepto
El objetivo es hacer más segura la importación y evitar errores contables relacionados con operaciones duplicadas.
5. Asignación automática de la cuenta contable
La IA de Kananas puede proponer una cuenta contable para cada movimiento importado.
Para ello, utiliza la información del movimiento y también las operaciones ya conocidas de su asociación.
Por ejemplo, si un determinado concepto bancario ya se ha asociado a una cuota, un seguro, el alquiler de una sala, un reembolso o una compra de material, Kananas puede utilizar ese historial para proponer una cuenta coherente en futuras importaciones.
Esta lógica permite mejorar progresivamente la calidad de las propuestas.
Algunos ejemplos:
una cuota de socio puede asociarse a una cuenta de ingresos
un pago de seguro puede asociarse a una cuenta de gastos
una compra de material puede asignarse a una categoría de compras
un reembolso puede identificarse como un gasto o una corrección
una donación puede reconocerse como un ingreso específico
Las propuestas deben ser revisadas por el usuario antes de su validación, pero permiten reducir considerablemente el tiempo dedicado a la introducción de datos.
6. Propuesta automática de la categoría
Además de la cuenta contable, Kananas puede proponer una categoría para clasificar el movimiento.
La categoría facilita la comprensión del seguimiento financiero en el día a día.
Por ejemplo:
- cuotas
- donaciones
- eventos
- comisiones bancarias
Esta clasificación ayuda al tesorero a comprender mejor la naturaleza de los ingresos y gastos, preparar informes más claros y realizar el seguimiento de la actividad financiera de la asociación.
También en este caso, la IA utiliza el contenido del archivo bancario y los movimientos ya conocidos para proponer la categoría más pertinente, según su configuración.
7. Vinculación con un contacto
Cuando es posible, Kananas también puede proponer vincular el movimiento a un contacto.
Esta vinculación resulta especialmente útil para cuotas, donaciones, reembolsos, compras o pagos relacionados con un miembro.
La IA puede buscar coincidencias a partir del nombre incluido en el concepto bancario.
Por ejemplo, si una transferencia contiene el nombre de un miembro ya registrado, Kananas puede proponer vincular ese movimiento a su ficha. Esto permite conservar un historial financiero más completo para cada contacto y realizar un mejor seguimiento de los pagos individuales.
8. Revisar las propuestas antes de validarlas
La importación asistida por IA no sustituye la revisión del tesorero o del responsable de contabilidad.
Después del análisis, es importante revisar los apuntes propuestos antes de validarlos. Si una propuesta no es correcta, puede modificarla antes de la validación.
Este paso permite beneficiarse del ahorro de tiempo que ofrece la IA, manteniendo al mismo tiempo el control humano sobre la contabilidad de la asociación.
9. Un importante ahorro de tiempo para los tesoreros
La importación del extracto bancario con análisis mediante IA resulta especialmente útil para las asociaciones que desean reducir la introducción manual de datos.
Sin una importación automatizada, cada movimiento bancario debe copiarse, clasificarse, asociarse a una categoría, vincularse en algunos casos a un contacto y, finalmente, revisarse.
Con Kananas, el archivo bancario se analiza automáticamente y la información principal se prepara para usted.
El tesorero ahorra tiempo en:
- la introducción de los movimientos
- la identificación de las operaciones
- la clasificación contable
- la búsqueda de contactos
- la detección de duplicados
- la preparación del seguimiento financiero
Esto permite dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y más tiempo al control, al análisis y a la gestión financiera de la asociación. La inteligencia artificial se convierte así en el mejor aliado del tesorero.
10. Buenas prácticas antes de importar un archivo bancario
Para obtener una importación más fiable, se recomienda seguir algunas buenas prácticas:
- Exporte un periodo concreto desde su banco, por ejemplo un mes o un trimestre.
- Evite importar varias veces el mismo periodo.
- Conserve el archivo CSV original exportado desde el banco.
- Compruebe que todos los movimientos esperados están incluidos en el archivo.
- Valide progresivamente los movimientos importados, especialmente durante las primeras importaciones.
- Corrija las propuestas cuando sea necesario para mejorar la coherencia de los tratamientos posteriores.
Cuanto más limpio y preciso sea su historial contable, mejor podrá la IA utilizar los movimientos conocidos para proponer cuentas, categorías y contactos relevantes.
Conclusión
La importación del extracto bancario en Kananas permite transformar un archivo CSV del banco en movimientos contables listos para ser revisados y validados.
Gracias a la inteligencia artificial, Kananas analiza los conceptos, busca duplicados, propone cuentas contables, clasifica los movimientos por categoría y puede vincular determinadas operaciones a los contactos de la asociación.
Esta funcionalidad ofrece un importante ahorro de tiempo a los tesoreros y responsables financieros, manteniendo al mismo tiempo la posibilidad de revisar cada movimiento antes de su validación.
Al utilizar regularmente la importación bancaria, su asociación puede mantener una contabilidad más actualizada, más clara y más fácil de gestionar.