Cambio de temporada: cómo preparar las nuevas cuotas de tu asociación
Para muchas asociaciones, clubes deportivos, escuelas o entidades de ocio, el cambio de temporada es un momento importante. Hay que preparar las nuevas cuotas, seguir las renovaciones, actualizar el estado de los socios y mantener una base de contactos limpia.
Con Kananas, esta transición puede gestionarse de forma sencilla, sin empezar desde cero. La idea es conservar los contactos existentes, crear las cuotas de la nueva temporada y seguir progresivamente a los socios que renuevan su inscripción.
1. Crear los productos de cuota para la nueva temporada
El primer paso consiste en crear los nuevos productos correspondientes a la próxima temporada.
Por ejemplo, si estás preparando la temporada 2026, puedes crear un producto llamado:
Cuota 2026
Según el funcionamiento de tu asociación, puedes crear varios productos:
Cuota adulto 2026
Cuota infantil 2026
Cuota familiar 2026
Cuota tarifa reducida 2026
Cuota sección tenis 2026
Cuota sección danza 2026
Esto permite distinguir fácilmente los pagos de la temporada anterior de los de la nueva. Así, el seguimiento administrativo y contable sigue siendo más claro.
Consejo: duplica los productos de la temporada anterior
Para ahorrar tiempo, puedes duplicar los productos ya creados para la temporada anterior.
Por ejemplo, si tenías productos de Cuota 2025, duplícalos para crear rápidamente tus productos de Cuota 2026. Después solo tendrás que modificar el nombre, las fechas, los importes o la información específica de la nueva temporada.
Este método evita tener que recrearlo todo manualmente y reduce el riesgo de olvidar algún elemento importante.
2. Conservar los contactos existentes
Durante un cambio de temporada, no es necesario eliminar a todos los antiguos socios para empezar con una base vacía.
Al contrario, a menudo es preferible conservar tus contactos. Así mantienes el historial de los socios, sus datos de contacto, sus antiguas inscripciones, sus documentos y los intercambios anteriores con la organización.
Esta continuidad es útil para relanzar a los socios, seguir las renovaciones y conservar una memoria de la actividad de la asociación.
3. Pasar los contactos al estado “Inscripción en curso”
Para preparar la nueva temporada, puedes pasar tus contactos al estado Inscripción en curso.
En Kananas, puedes seleccionar todos los contactos correspondientes y utilizar la acción:
Modificar expediente / estado
Después aplicas el estado Inscripción en curso.
Este estado permite identificar fácilmente a las personas que ya estaban en tu base, pero cuya renovación para la nueva temporada aún no ha sido confirmada.
Luego puedes seguir progresivamente a los socios que pagan su cuota, completan su expediente o confirman su participación para la nueva temporada.
4. Seguir las renovaciones durante la temporada
Una vez creados los nuevos productos de cuota y actualizados los contactos con el estado adecuado, puedes seguir las renovaciones a medida que llegan.
Los socios también pueden renovar su adhesión directamente online desde su espacio personal Kananas. Pueden actualizar su información, completar su expediente si es necesario y pagar su cuota sin intervención manual de la asociación.
Los socios que pagan su cuota 2026 pueden actualizarse en Kananas. Así mantienes una visión clara de:
quién ha renovado;
quién sigue pendiente;
quién no ha respondido;
a quién hay que relanzar;
quién no participará en la nueva temporada.
Esta organización facilita el trabajo de la junta directiva, la secretaría, la tesorería y los responsables de actividad.
5. ¿Qué hacer con los contactos que no renuevan?
Durante la temporada, puedes decidir qué hacer con los contactos que no han renovado su inscripción.
Hay dos opciones posibles.
La primera consiste en eliminar los contactos que ya no forman parte de la asociación, si quieres mantener una base muy limpia.
La segunda consiste en conservarlos, por si vuelven la temporada siguiente. Por ejemplo, un socio ausente en 2026 puede volver perfectamente en 2027.
En muchas asociaciones, es preferible no eliminar demasiado rápido a los antiguos contactos. Conservarlos permite mantener el historial y facilitar una posible renovación futura.
Sin embargo, conviene prestar atención a las normas de protección de datos: los datos personales no deben conservarse indefinidamente sin una razón válida. La asociación debe definir un plazo de conservación coherente con su actividad, informar a los socios sobre el uso de sus datos y eliminar o anonimizar la información que ya no sea necesaria.
Un método simple para una transición más fluida
El cambio de temporada puede parecer laborioso, pero estas buenas prácticas permiten gestionarlo con más facilidad.
Con este método, tu asociación conserva una base limpia, un seguimiento preciso de las cuotas y una mejor visibilidad sobre los socios realmente activos para la nueva temporada.
Kananas te ayuda así a preparar la nueva temporada de tu asociación con más tranquilidad, sin perder el historial de tus socios ni multiplicar las operaciones manuales.