Le logiciel de gestion d’associations Kananas vous permet de gérer les plannings de vos activités mais aussi celui des participants.

Pour une activité vous pouvez spécifier à quel moment elle se déroule, qui sont les participants, et des tarifs si vous autorisez l’inscription en ligne (via l’espace personnel adhérent).

Pour la gestion des inscriptions reportez vous à ce document : participants

Activité récurrente

Lorsque votre activité se répète dans le temps à intervalle régulier, vous pouvez définir une période de répétition : toutes les semaines, tous les 15 jours ou tous les mois.

Exemple un cours de gym tous les mercredi de 15h à 16h.
Attention: le champ « périodicité » n’apparaît que lorsque l’activité est créée.

Le champ « jusqu’au » est obligatoire et permet de limiter la période de répétition, notez que la période de répétition ne peut pas dépasser 1 an.
Pour définir votre période vous devez modifier les paramètres de la première occurrence : « périodicité » et « jusqu’au ».

Après modification de la période ou de la date de fin puis validation, le logiciel va créer les différentes occurrences de l’activité sur toute la période souhaitée. Les activités sont alors liées entre elles et font partie d’une « série ». La première occurrence de la série est appelée activité principale. Si par la suite vous modifiez un des critères de l’activité principale, le logiciel va supprimer et recréer les occurrences. Pour modifier une répétition (responsable, lieu, heure …) il convient de se placer sur la première occurrence.

Si des participants sont liés à l’activité principale (première occurrence), ils seront aussi dupliqués sur les autres activités. Cela peut être utile si par exemple vous affectez toujours les mêmes personnes pour encadrer l’activité.

Si vous souhaitez qu’une activité ne soit pas impactée par la modification de l’activité principale, il faut alors la sortir de la série : utilisez le lien « sortir de la série ». Ce lien n’apparaît pas sur la première occurrence de l’activité, seulement sur les suivantes.
Si vous souhaitez modifier la série (répétitions), utilisez le lien « modifier », cela vous conduira sur la première occurrence de la série.

Lorsque vous affectez un ou plusieurs contacts à une activité soit à partir de son dossier soit à partir de la liste des contacts (champ de modification collective), vous pouvez choisir si l’affectation concerne cette session ou cette session et les suivantes

Si vous souhaitez supprimer toutes les occurrences d’une activité répétitive, modifiez l’activité principale en indiquant que sa périodicité est « ponctuelle ».