Dans le logiciel Kananas, une cotisation est définie comme un produit à vendre, nous vous conseillons donc de vous reporter à la partie de la documentation intitulée vente de produits.

La seule différence avec un autre produit est que vous allez définir ce produit comme étant utilisé pour gérer l’adhésion. Pour cela, sélectionnez le champ « Utilisé pour adhésion » situé dans la fiche du produit.

Par la suite, le ou les produits que vous aurez défini ainsi seront utilisés pour contrôler la validité de l’adhésion. Ce test est effectué lorsque l’adhérent se connecte à son espace personnel. Cela signifie que si aucun produit de ce type n’est trouvé dans le panier de l’adhérent, ou si ils ont expirés, l’adhérent sera invité lors de sa connexion a choisir et payer sa cotisation.

Notez que vous pouvez utiliser le filtre sur les contacts pour extraire la liste des adhésions à jour par exemple.

liste-adherent-recherche

Si vous souhaitez mettre en place plusieurs types de cotisations, il convient alors de créer autant de produits que de cotisations.

Exemple :

Cotisation 20 €

Cotisation couple 30 €

Cotisation famille 55 €

La vente d’une cotisation peut se faire de 3 manières :

  • Le gestionnaire ajoute le produit au panier de l’adhérent,
  • L’adhérent rejoint l’association et paye son adhésion en ligne,
  • L’adhérent ajoute manuellement le produit cotisation à son panier à partir de la boutique accessible depuis son espace personnel.

Automatisation des cotisations

Pour gagner du temps vous pouvez automatiser la gestion des cotisations. En procédant ainsi le postulant devra choisir son niveau d’adhésion et le payer en ligne lors de sa demande d’adhésion. Après quoi son dossier sera créé dans votre backoffice, le produit ajouté à son panier et le paiement créé dans votre comptabilité. Plus tard lorsque sa cotisation va expirer, un mail lui sera envoyé et il pourra alors renouveler son adhésion et procéder au paiement en ligne.

Pour cela il suffit de procéder comme suit :

1 – Définir un ou des produits comme servant à gérer l’adhésion : menu « boutique », puis sélection du produit et changez le champ « Utilisé pour adhésion » = oui. La possession de ce produit (dans le panier du contact) sera utilisée par le logiciel pour vérifier la validité de l’adhésion.

2 – Définir des niveaux d’adhésion. Dans « paramétrage/adhésion en ligne », ajoutez des niveaux d’adhésion. Dans la définition du niveau liez le à un produit créé ci-dessus. Pour forcer le règlement en ligne du produit lors de l’adhésion passez le champ « Paiement en ligne obligatoire » à Oui.

3 – Pour déclencher l’envoi automatique d’un mail à l’expiration de l’adhésion : menu « paramétrage/mail automatique » puis bouton « Ajouter ». Paramétrez votre mail automatique avec un déclencheur = « fin adhésion ». Dans le corps du mail indiquez à l’adhérent qu’il peut renouveler son adhésion en se rendant dans son espace personnel à l’adresse : https://backoffice.kananas.com