Importar um extrato bancário permite-lhe adicionar rapidamente as transações bancárias da sua organização aos seus registos contabilísticos do Kananas.
Em vez de introduzir manualmente cada transação de receita ou despesa, pode importar um ficheiro CSV exportado a partir do portal online do seu banco. A IA do Kananas analisa então o ficheiro, procura possíveis duplicados e sugere automaticamente as informações contabilísticas relevantes: conta, categoria e contacto associado.
Esta funcionalidade poupa uma quantidade significativa de tempo, especialmente para organizações sem fins lucrativos e associações que processam um grande número de pagamentos, quotas, reembolsos, compras ou transferências bancárias.
1. Exporte o ficheiro CSV do seu banco
O primeiro passo é descarregar o ficheiro de transações bancárias a partir do portal online do seu banco.
Inicie sessão na sua conta bancária online e, em seguida, exporte as transações da conta em formato CSV.
Dependendo do seu banco, o ficheiro pode conter diferentes colunas, tais como:
- data da transação
- descrição da transação bancária
- montante
- tipo de transação
- número de referência
- método de pagamento
- saldo da conta
- nome do pagador ou beneficiário
O ficheiro não precisa de utilizar exatamente o mesmo formato de um banco para outro. A IA do Kananas foi concebida para analisar o conteúdo do ficheiro e identificar as informações relevantes.
Antes de importar o ficheiro, verifique simplesmente se contém as transações que pretende adicionar e se o intervalo de datas exportado corresponde às suas necessidades.
2. Aceda à funcionalidade de importação no Kananas
No Kananas, abra o menu Finanças e clique no botão Importar.
Depois, pode selecionar o ficheiro CSV exportado do seu banco e anexá-lo à importação.
Depois de o ficheiro ter sido adicionado, o Kananas analisa o seu conteúdo e prepara os lançamentos contabilísticos.
3. Como a IA do Kananas analisa o ficheiro
Depois de o ficheiro CSV ser carregado, o Kananas utiliza inteligência artificial para analisar as transações bancárias.
A IA lê as informações disponíveis no ficheiro, incluindo datas, descrições, montantes, referências, tipos de transação e quaisquer dados adicionais fornecidos pelo banco.
O seu objetivo é transformar um ficheiro bancário bruto em lançamentos contabilísticos mais fáceis de rever e processar.
A IA pode ajudá-lo a:
- identificar receitas e despesas
- interpretar descrições de transações bancárias
- sugerir uma conta do razão geral
- sugerir uma categoria
- associar uma transação a um contacto
- identificar transações registadas anteriormente
- evitar lançamentos duplicados
- preparar transações para aprovação
Esta análise elimina grande parte do trabalho manual normalmente necessário após a exportação de transações de uma conta bancária.
4. Deteção de duplicados na sua base de dados
Durante a importação, o Kananas compara as transações no ficheiro com as transações já registadas na sua base de dados.
Este passo é importante porque ajuda a evitar que a mesma transação seja importada mais do que uma vez.
Por exemplo, se já tiver introduzido manualmente um pagamento de quota, um reembolso ou uma despesa, o Kananas pode detetar que uma transação semelhante já poderá existir.
A deteção de duplicados pode utilizar vários critérios:
- data da transação
- montante
- descrição da transação
O objetivo é tornar a importação mais fiável e evitar erros contabilísticos causados por transações duplicadas.
5. Sugestões automáticas de contas do razão geral
A IA do Kananas pode sugerir uma conta do razão geral para cada transação importada.
Utiliza as informações da transação, bem como transações registadas anteriormente na sua organização.
Por exemplo, se uma descrição bancária específica já tiver sido associada a quotas, seguros, aluguer de instalações, um reembolso ou uma compra de equipamento, o Kananas pode utilizar esse histórico para sugerir uma conta consistente durante futuras importações.
Este processo melhora gradualmente a relevância e a consistência das sugestões.
Exemplos incluem:
um pagamento de quota pode ser atribuído a uma conta de receitas
um pagamento de seguro pode ser atribuído a uma conta de despesas
uma compra de equipamento pode ser atribuída a uma categoria de compras
um reembolso pode ser identificado como uma despesa ou ajuste
um donativo pode ser reconhecido como um tipo específico de receita
Todas as sugestões devem ser revistas pelo utilizador antes da aprovação, mas podem reduzir significativamente a introdução manual de dados.
6. Sugestões automáticas de categorias
Além da conta do razão geral, o Kananas pode sugerir uma categoria para cada transação.
As categorias tornam os seus relatórios financeiros do dia a dia mais fáceis de compreender.
Exemplos incluem:
- quotas
- donativos
- eventos
- comissões bancárias
Esta classificação ajuda o tesoureiro a compreender melhor a natureza das receitas e despesas, a preparar relatórios mais claros e a acompanhar a atividade financeira da organização.
A IA do Kananas utiliza o conteúdo do ficheiro bancário e as transações registadas anteriormente para sugerir a categoria mais relevante com base na sua configuração.
7. Associar transações a contactos
Sempre que possível, o Kananas também pode sugerir a associação de uma transação a um contacto.
Isto é particularmente útil para quotas, donativos, reembolsos, compras ou pagamentos ligados a um membro.
A IA pode procurar correspondências com base no nome incluído na descrição da transação bancária.
Por exemplo, se uma transferência bancária incluir o nome de um membro existente, o Kananas pode sugerir a associação da transação ao registo de contacto dessa pessoa. Isto ajuda a manter um histórico financeiro mais completo para cada contacto e facilita o acompanhamento de pagamentos individuais.
8. Rever as sugestões antes da aprovação
A importação assistida por IA não substitui a revisão pelo tesoureiro ou pelo responsável pela contabilidade.
Após a análise, é importante rever os lançamentos sugeridos antes de os aprovar. Se uma sugestão estiver incorreta, pode ajustá-la antes da validação.
Este passo permite que a sua organização beneficie da poupança de tempo proporcionada pela IA, mantendo a supervisão humana dos seus registos contabilísticos.
9. Poupança significativa de tempo para tesoureiros
Importar extratos bancários com análise assistida por IA é particularmente útil para organizações sem fins lucrativos e associações que pretendem reduzir a introdução manual de dados.
Sem importação automatizada, cada transação bancária tem de ser copiada, classificada, atribuída a uma categoria, por vezes associada a um contacto, e depois revista.
Com o Kananas, o ficheiro bancário é analisado automaticamente e as informações principais são preparadas para si.
O tesoureiro poupa tempo em:
- introduzir transações
- identificar transações
- classificação contabilística
- encontrar contactos associados
- detetar duplicados
- preparar relatórios financeiros
Isto permite ao tesoureiro dedicar menos tempo a tarefas repetitivas e mais tempo a rever, analisar e gerir as finanças da organização. A IA torna-se um assistente valioso para o tesoureiro.
10. Boas práticas antes de importar um ficheiro bancário
Para tornar a sua importação mais fiável, recomendamos que siga estas boas práticas:
- Exporte um intervalo de datas específico do seu banco, como um mês ou um trimestre.
- Evite importar o mesmo intervalo de datas mais do que uma vez.
- Guarde o ficheiro CSV original exportado do seu banco.
- Verifique se todas as transações esperadas estão incluídas no ficheiro.
- Aprove os lançamentos importados gradualmente, especialmente durante as suas primeiras importações.
- Corrija as sugestões quando necessário para melhorar a consistência do processamento futuro.
Quanto mais preciso for o seu histórico contabilístico, mais eficazmente a IA poderá utilizar transações anteriores para sugerir contas, categorias e contactos relevantes.
Conclusão
Importar extratos bancários para o Kananas transforma um ficheiro bancário CSV em transações contabilísticas prontas a serem revistas e aprovadas.
Utilizando inteligência artificial, o Kananas analisa descrições de transações, procura duplicados, sugere contas do razão geral, classifica transações por categoria e pode associar determinadas transações a contactos na sua organização.
Esta funcionalidade proporciona uma poupança significativa de tempo aos tesoureiros e responsáveis financeiros, preservando a possibilidade de rever cada lançamento antes da aprovação.
Ao utilizar regularmente a funcionalidade de importação bancária, a sua organização pode manter registos contabilísticos mais atualizados, mais fáceis de compreender e mais fáceis de utilizar.