Acabou de criar o seu espaço de trabalho Kananas? Antes de começar a gerir membros, quotas ou inscrições online, é importante configurar uma estrutura clara.
O objetivo é simples: configurar a sua organização, importar os seus registos existentes e, depois, criar o seu formulário de adesão online.
1. Configure a sua organização
O primeiro passo é adaptar o Kananas à forma como a sua organização funciona realmente.
Cada organização tem a sua própria estrutura: categorias de membros, núcleos, atividades, níveis, grupos, estados ou funções. Antes de importar os seus contactos ou criar um formulário, dedique alguns minutos a definir estes elementos.
No Kananas, aceda a: Definições / Dados de referência / Categoria de contacto
É aqui que pode criar os valores que serão utilizados posteriormente para organizar os seus registos.
Por exemplo, um clube desportivo juvenil poderia criar categorias como:
Sub-8
Sub-10
Sub-12
Adultos
Recreativo
Competitivo
Uma organização sem fins lucrativos com várias atividades poderia, em alternativa, utilizar categorias para identificar a atividade selecionada por cada membro:
Ioga
Dança
Clube de caminhadas
Pickleball
Uma associação de antigos alunos ou uma organização comunitária também poderia utilizar categorias como:
Antigos alunos
Voluntário
Doador
Membro da direção
Adesão familiar
Esta configuração irá ajudá-lo a filtrar contactos, criar grupos, acompanhar inscrições e enviar comunicações mais direcionadas.
Porquê configurar os seus dados de referência desde o início?
Os dados de referência são a base da sua organização no Kananas.
Se as suas categorias forem claras desde o início, poderá:
encontrar membros mais facilmente;
segmentar os seus contactos;
preparar listas;
acompanhar inscrições;
criar formulários mais relevantes;
enviar mensagens aos grupos certos;
obter estatísticas mais claras.
Dedique alguns minutos a estruturar os seus dados de referência antes de preencher a sua base de dados de contactos.
2. Importe os seus registos existentes
Assim que a configuração básica estiver concluída, pode importar os seus contactos existentes para o Kananas.
Se já gere a sua organização com um ficheiro Excel, uma folha de cálculo ou uma ferramenta de software anterior, pode exportar os seus dados como ficheiro CSV e importá-los para o Kananas.
Este passo evita que tenha de recriar cada registo manualmente.
Antes de importar, reserve tempo para limpar o seu ficheiro:
verifique nomes e apelidos;
remova duplicados óbvios;
corrija endereços de e-mail inválidos;
uniformize categorias;
remova colunas desnecessárias;
mantenha apenas as informações de que realmente precisa.
Um ficheiro limpo torna a importação mais fiável e a sua base de dados Kananas mais fácil de utilizar.
Prepare o seu ficheiro CSV
O seu ficheiro CSV deve incluir as informações que pretende importar. As colunas Apelido e Nome próprio são especialmente importantes, porque identificam contactos e criam registos.
Durante a importação, o Kananas permite-lhe associar cada coluna do seu ficheiro ao campo correto da base de dados. As colunas que não forem associadas não serão importadas.
Se criou campos personalizados no Kananas, também pode utilizá-los para importar informações específicas da sua organização.
Por exemplo, uma organização sediada nos EUA poderia importar campos como:
Nível de adesão
Núcleo
Ano de conclusão do curso
Contacto de emergência
Tamanho da t-shirt
Interesse em voluntariado
3. Crie o seu formulário de adesão online
Assim que a sua base de dados estiver estruturada, pode criar o seu formulário de adesão online.
Este é o passo que permite que novos membros se inscrevam diretamente através de um formulário, sem folhas de cálculo, formulários em papel ou introdução manual de dados.
No Kananas, o formulário de adesão pode recolher as informações necessárias para a inscrição:
nome próprio;
apelido;
informações de contacto;
atividade selecionada;
categoria de membro;
documentos;
opção de quota de adesão;
pagamento online, se ativado.
Quando alguém preenche o formulário, é criado automaticamente um registo de contacto no seu espaço de trabalho Kananas e recebe uma notificação por e-mail.
Adapte o formulário à sua organização
O seu formulário deve ser simples de preencher pelos membros, recolhendo ainda assim informações suficientes para a sua gestão interna.
Evite pedir demasiadas informações desnecessárias no início. Quanto mais longo for o formulário, maior é a probabilidade de as pessoas o abandonarem. Concentre-se nos dados que são realmente necessários para a inscrição.
Para um clube desportivo juvenil, pode solicitar um atestado médico, uma autorização dos pais ou encarregado de educação, ou um contacto de emergência.
Para uma associação de apoio, associação de pais e professores ou comunidade escolar, pode recolher informações familiares, preferências de voluntariado, ano escolar do aluno ou opções de participação em eventos.
Adicione opções de quota de adesão
Se a sua organização quiser cobrar quotas de adesão online, pode associar opções de quota ao seu formulário.
Por exemplo:
Adesão individual
Adesão familiar
Adesão de estudante
Adesão sénior
Adesão de voluntário
Adesão a núcleo
Cada opção de quota pode ser associada a um produto de adesão. Isto facilita o acompanhamento claro dos pagamentos no Kananas.
O membro seleciona a quota adequada, preenche o formulário e pode pagar online se o pagamento estiver ativado.