Mudança de época: como preparar as novas quotas da sua associação
Para muitas associações, clubes desportivos, escolas ou organizações de lazer, a mudança de época é um momento importante. É necessário preparar as novas quotas, acompanhar as renovações, atualizar os estados dos membros e manter uma base de dados de contactos limpa.
Com o Kananas, esta transição pode ser gerida de forma simples, sem começar do zero. A ideia é manter os contactos existentes, criar as quotas para a nova época e, depois, acompanhar gradualmente os membros que renovam a sua inscrição.
1. Criar os produtos de inscrição para a nova época
O primeiro passo é criar os novos produtos correspondentes à próxima época.
Por exemplo, se estiver a preparar a época de 2026, pode criar um produto chamado:
Quota 2026
Consoante o funcionamento da sua organização, pode criar vários produtos:
Quota Adulto 2026
Quota Criança 2026
Quota Família 2026
Quota com Tarifa Reduzida 2026
Quota Secção de Ténis 2026
Quota Secção de Dança 2026
Isto facilita a distinção entre os pagamentos da época anterior e os da nova época. O seu acompanhamento administrativo e contabilístico mantém-se mais claro.
Dica: duplique os produtos da época anterior
Para poupar tempo, pode duplicar os produtos já criados para a época anterior.
Por exemplo, se tinha produtos de Quota 2025, duplique-os para criar rapidamente os seus produtos de Quota 2026. Depois, só precisa de alterar o nome, as datas, os valores ou as informações específicas da nova época.
Este método evita recriar tudo manualmente e reduz o risco de se esquecer de alguma coisa.
2. Manter os contactos existentes
Ao mudar de época, não é necessário eliminar todos os antigos membros e começar com uma base de dados vazia.
Pelo contrário, muitas vezes é melhor manter os seus contactos. Isto permite preservar o histórico dos membros, os dados de contacto, inscrições anteriores, documentos e trocas passadas com a organização.
Esta continuidade é útil para fazer o acompanhamento dos membros, controlar as renovações e manter um registo da atividade da associação.
3. Passar os contactos para o estado “Inscrição em curso”
Para preparar a nova época, pode passar os seus contactos para o estado Inscrição em curso.
No Kananas, pode selecionar todos os contactos relevantes e depois utilizar a ação:
Editar ficha / estado
Depois, aplica o estado Inscrição em curso.
Este estado permite identificar facilmente as pessoas que já estavam na sua base de dados, mas cuja renovação para a nova época ainda não foi confirmada.
Pode então acompanhar gradualmente os membros que pagam as suas quotas, completam o seu processo ou confirmam a sua participação na nova época.
4. Acompanhar as renovações ao longo da época
Depois de os novos produtos de inscrição serem criados e os contactos serem movidos para o estado adequado, pode acompanhar as renovações à medida que chegam.
Os membros também podem renovar a sua inscrição diretamente online a partir do seu portal de membro Kananas. Podem atualizar as suas informações, completar o seu processo se necessário e pagar as suas quotas sem intervenção manual da associação.
Os membros que pagam as suas quotas de 2026 podem ser atualizados no Kananas. Mantém uma visão clara de:
quem renovou;
quem ainda está pendente;
quem não respondeu;
quem precisa de ser lembrado;
quem não participará na nova época.
Esta organização facilita o trabalho da direção, do secretário, do tesoureiro e dos responsáveis pelas atividades.
5. O que fazer com os contactos que não renovam?
Durante a época, pode decidir o que fazer com os contactos que não renovaram a sua inscrição.
Existem duas opções possíveis.
A primeira é eliminar os contactos que já não fazem parte da associação, se quiser manter uma base de dados muito limpa.
A segunda é mantê-los, caso regressem na época seguinte. Por exemplo, um membro ausente em 2026 pode muito bem voltar em 2027.
Em muitas associações, é preferível não eliminar antigos contactos demasiado rapidamente. Mantê-los preserva o histórico e facilita uma eventual renovação futura.
No entanto, deve manter-se atento às regras de proteção de dados: os dados pessoais não devem ser conservados indefinidamente sem uma razão válida. A associação deve definir um período de conservação coerente com a sua atividade, informar os membros sobre a forma como os seus dados são utilizados e eliminar ou anonimizar as informações que já não são necessárias.
Um método simples para uma transição mais tranquila
Mudar de época pode parecer trabalhoso, mas estas boas práticas tornam a gestão mais fácil.
Com este método, a sua associação mantém uma base de dados limpa, um acompanhamento preciso das quotas e uma melhor visibilidade sobre os membros que estão realmente ativos na nova época.
Assim, o Kananas ajuda-o a preparar a nova época da sua associação com mais tranquilidade, sem perder o histórico dos membros nem multiplicar as operações manuais.