Com o Kananas CRM, pode combinar informações da sua lista de contactos, atividades ou dados de receitas/despesas com um modelo de documento.
Os documentos produzidos a partir desta combinação podem ser impressos ou enviados por email. Isto permite-lhe etiquetar envelopes automaticamente, imprimir etiquetas, listas de presenças, brochuras, recibos de donativos, newsletters e qualquer outro tipo de documentos destinados a envios em massa.
Criar o modelo de documento
Estes modelos de documento podem ser acedidos através do menu Comunicar/Modelos.
A interface do editor de documentos permite-lhe formatá-lo como num processador de texto (tipos de letra, estilos, etc.) e também inserir informações da sua base de dados:
- Campos dinâmicos de contacto: nome, morada, etc.
- Informações de uma atividade
- Informações de um lançamento de receita/despesa
- Imagens do seu Drive
Estes campos serão substituídos durante a execução pelos valores correspondentes armazenados na base de dados.
Encontrará também uma funcionalidade de assistência à paginação acessível através do botão Paginação.
Repetição de informações
Existem dois tipos de documentos: os que se repetem por página (1 contacto = 1 página) e os que se repetem por linha (1 contacto = 1 linha). A escolha é feita a partir do campo “tipo de repetição”.
Dica: Para alinhar precisamente o seu texto na página, coloque-o numa tabela e ajuste a largura da coluna (clique com o botão direito do rato na tabela para modificar as suas propriedades).
Editar/enviar o modelo de documento
No menu Contactos/Lista, selecione contactos com base nos seus critérios (botão Pesquisar) e, em seguida, clique nos ficheiros para os quais pretende efetuar o envio.
Nota: Existe uma caixa de seleção no topo da tabela que permite selecionar todos os ficheiros.
Se o seu documento utilizar campos de lançamentos de receitas/despesas, deve utilizar o diário da secção de finanças, selecionando as transações. Se contiver dados de atividades, comece pela lista de atividades. Caso contrário, utilize a lista de contactos.
Também pode utilizar o documento através do menu Comunicar, ver envio em massa.
Depois de feita a seleção, escolha “Imprimir um documento modelo” ou “Enviar documento modelo” (por email) na funcionalidade de ação coletiva no topo da página, selecione o seu documento e clique em OK.
Documentos baseados em dados de pagamento
Se o seu documento utilizar campos de lançamentos de receitas/despesas, siga o mesmo procedimento acima, mas comece pelo diário de finanças.
Com dados de pagamento, pode criar talões de depósito de cheques ou recibos de donativos, por exemplo.
Documentos baseados em dados de atividades
Se o seu documento utilizar campos de atividades/eventos, siga o mesmo procedimento acima, mas comece pela lista de atividades, no menu planeamento/lista.
Com estes dados, pode criar listas de presenças, por exemplo.
Para saber mais sobre as funcionalidades de comunicação do Kananas: