Changement de saison : comment préparer les nouvelles cotisations de votre association
Pour beaucoup d’associations, de clubs sportifs, d’écoles ou de structures de loisirs, le changement de saison est un moment clé. Il faut préparer les nouvelles cotisations, suivre les réinscriptions, mettre à jour les statuts des adhérents et garder une base de contacts propre.
Avec Kananas, cette transition peut être gérée simplement, sans repartir de zéro. L’idée est de conserver vos contacts existants, de créer les cotisations de la nouvelle saison, puis de suivre progressivement les adhérents qui se réinscrivent.
1. Créer les produits de cotisation de la nouvelle saison
La première étape consiste à créer les nouveaux produits correspondant à la saison à venir.
Par exemple, si vous préparez la saison 2026, vous pouvez créer un produit intitulé :
Cotisation 2026
Selon votre fonctionnement, vous pouvez créer plusieurs produits :
Cotisation adulte 2026
Cotisation enfant 2026
Cotisation famille 2026
Cotisation tarif réduit 2026
Cotisation section tennis 2026
Cotisation section danse 2026
Cela permet de bien distinguer les paiements de l’ancienne saison et ceux de la nouvelle. Votre suivi administratif et comptable reste ainsi plus clair.
Astuce : dupliquer les produits de la saison précédente
Pour gagner du temps, vous pouvez dupliquer les produits déjà créés pour la saison précédente.
Par exemple, si vous aviez des produits Cotisation 2025, dupliquez-les pour créer rapidement vos produits Cotisation 2026. Il suffit ensuite de modifier le nom, les dates, les montants ou les informations propres à la nouvelle saison.
Cette méthode évite de tout recréer manuellement et limite les risques d’oubli.
2. Conserver les contacts existants
Lors d’un changement de saison, il n’est pas nécessaire de supprimer tous les anciens adhérents pour repartir d’une base vide.
Au contraire, il est souvent préférable de conserver vos contacts. Vous gardez ainsi l’historique des membres, leurs coordonnées, leurs anciennes inscriptions, leurs documents et les échanges précédents avec l’association.
Cette continuité est utile pour relancer les adhérents, suivre les réinscriptions et conserver une mémoire de l’activité de l’association.
3. Passer les contacts au statut “Inscription en cours”
Pour préparer la nouvelle saison, vous pouvez passer vos contacts au statut Inscription en cours.
Dans Kananas, vous pouvez sélectionner tous les contacts concernés, puis utiliser l’action :
Modifier dossier / statut
Vous appliquez ensuite le statut Inscription en cours.
Ce statut permet d’identifier facilement les personnes qui étaient présentes dans votre base, mais dont la réinscription pour la nouvelle saison n’est pas encore confirmée.
Vous pouvez ensuite suivre progressivement les adhérents qui règlent leur cotisation, complètent leur dossier ou confirment leur participation pour la nouvelle saison.
4. Suivre les réinscriptions au fil de la saison
Une fois les nouveaux produits de cotisation créés et les contacts passés au statut adapté, vous pouvez suivre les réinscriptions au fur et à mesure.
Les adhérents peuvent également renouveler leur adhésion directement en ligne depuis leur espace personnel Kananas. Ils peuvent mettre à jour leurs informations, compléter leur dossier si nécessaire et régler leur cotisation sans intervention manuelle de l’association.
Les adhérents qui règlent leur cotisation 2026 peuvent être mis à jour dans Kananas. Vous gardez ainsi une vision claire :
qui est réinscrit ;
qui est encore en attente ;
qui n’a pas donné suite ;
qui doit être relancé ;
qui ne participera pas à la nouvelle saison.
Cette organisation facilite le travail du bureau, du secrétariat, du trésorier et des responsables d’activité.
5. Que faire des contacts non réinscrits ?
En cours de saison, vous pouvez décider quoi faire des contacts qui ne se sont pas réinscrits.
Deux options sont possibles.
La première consiste à supprimer les contacts qui ne font plus partie de l’association, si vous souhaitez conserver une base très propre.
La seconde consiste à les conserver, au cas où ils reviendraient la saison suivante. Par exemple, un adhérent absent en 2026 peut très bien revenir en 2027.
Dans beaucoup d’associations, il est préférable de ne pas supprimer trop vite les anciens contacts. Les conserver permet de garder l’historique et de faciliter une éventuelle réinscription future.
Il faut toutefois rester attentif au RGPD : les données personnelles ne doivent pas être conservées indéfiniment sans raison valable. L’association doit définir une durée de conservation cohérente avec son activité, informer les adhérents de l’usage de leurs données et supprimer ou anonymiser les informations devenues inutiles.
Une méthode simple pour une transition plus fluide
Le changement de saison peut sembler fastidieux, mais ces bonnes pratiques permettent de le gérer plus facilement.
Avec cette méthode, votre association garde une base claire, un suivi précis des cotisations et une meilleure visibilité sur les adhérents réellement actifs pour la nouvelle saison.
Kananas vous permet ainsi de préparer votre rentrée associative plus sereinement, sans perdre l’historique de vos membres ni multiplier les manipulations manuelles.