Ce module vous permet de créer des formulaires d’adhésion en ligne destinés aux personnes souhaitant rejoindre votre organisation. Une fois le formulaire complété et envoyé un dossier contact est automatiquement créé dans votre espace Kananas.
Vous pouvez créer autant de formulaires d’adhésion que nécessaire afin d’adapter les informations demandées à chaque activité, section ou type de membre. Par exemple, chaque section de votre association peut disposer de son propre formulaire avec des champs spécifiques.
Le dossier créé se verra attribuer automatiquement le statut défini dans Réglages > Options > Nouveau contact. Si le statut sélectionné est « Actif », la personne recevra automatiquement un email contenant ses identifiants de connexion à son espace personnel.
Il est possible au niveau du tarif de spécifier des valeurs de Type, Catégorie et Tag pour que le dossier du contact soit modifié en fonction du tarif choisi.
Chaque nouvelle demande d’adhésion génère également une notification ainsi qu’un email d’information dans Kananas. Vous pouvez ensuite consulter, valider le dossier et contacter le futur adhérent si des informations ou formalités complémentaires sont nécessaires.
Création d’un formulaire d’adhésion
Le formulaire peut être créé via le menu Formulaire avec le bouton Adhésion.
Vous pouvez ajouter à votre formulaire tous les champs de votre base de données Kananas en indiquant si ils sont obligatoires ou non. Pour ajouter des champs il faut les glisser/déposer dans le formulaire. Pour en changer l’ordre cliquez et faites glisser le champ à un nouvel emplacement.
Si vous avez besoin de collecter un champ qui n’est pas dans la liste il faut commencer par le créer dans vos champs libres.
Vous pouvez aussi demander le téléchargement de documents, le certificat médical par exemple. Pour cela faites glisser/déposer le champ « document à télécharger » de la colonne de droite, vous pourrez en modifier l’intitulé une fois déposé sur le formulaire. Attention un seul document sera collecté par bloc de « document à télécharger ».
Pour télécharger une photo qui sera utilisée comme image sur la fiche du contact il faut que le champ document se nomme photo
Le bloc paragraphe vous permet d’insérer du texte dans votre formulaire afin de donner des indications sur le remplissage des champs par exemple.
En cliquant sur le bouton Aperçu situé en haut à droite vous pourrez consulter votre formulaire tel qu’on le verra sur votre site web.
Tarifs
Si vous souhaitez collecter un paiement en ligne relatif à l’adhésion il faut alors effectuer le paramétrage des différents tarifs. NB : il faut au préalable avoir activé le paiement en ligne.
Pour chaque tarif vous allez ensuite saisir :
- L’intitulé
- Le produit associé à l’adhésion (exemple cotisation 2024)
- Les informations nécessaires à la création du dossier du postulant : type, catégorie, tag.
Nous vous recommandons d’indiquer ici les principaux tarifs pour l’adhésion, les options (licence, tee-shirt, activité …) seront elles à définir en tant que produit qui seront achetés via la boutique de l’espace personnel adhérent.
Exemple de formulaire
Si la personne a déja un compte sur Kananas elle a la possibilité de se connecter afin de pré-remplir son formulaire.
Après traitement
Cette zone vous permet de définir un mail et une facture qui seront envoyés automatiquement à la personne qui a rempli le formulaire. Le message de remerciement s’affiche à l’écran après envoi du formulaire.
Intégration
Pour intégrer votre formulaire d’adhésion en ligne sur votre site web utilisez les codes proposés dans l’onglet Intégration sur votre site web.
QRCode : si vous souhaitez utiliser des flyers ou d’autres supports de communication imprimés, nous vous proposons d’intégrer un QRcode qui permettra d’accéder à votre formulaire d’adhésion en ligne. En le scannant avec l’appareil photo d’un smartphone il sera possible d’accéder directement à ce formulaire et de remplir une demande d’adhésion.
Résultats
L’onglet Résultats vous permet de consulter l’ensemble des personnes ayant complété ce formulaire. Vous y retrouvez facilement les informations transmises, le suivi des demandes ainsi que les données associées aux contacts créés dans Kananas.
Principaux intérêts des formulaires d’adhésion en ligne
1. Gain de temps et simplicité
Création rapide : les formulaires d’adhésion en ligne de Kananas permettent de créer facilement des parcours d’inscription adaptés à votre association.
Automatisation : les demandes d’adhésion sont automatiquement enregistrées dans votre base de contacts, ce qui évite les ressaisies et réduit les erreurs.
2. Accessibilité et confort pour les adhérents
Adhésion en ligne 24h/24 : les membres peuvent adhérer depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, à tout moment.
Parcours simplifié : paiement en ligne, confirmations automatiques et accès à l’espace adhérent facilitent l’expérience utilisateur.
3. Réduction des tâches administratives
Moins de papier : les formulaires en ligne limitent les impressions et simplifient le traitement des dossiers.
Suivi centralisé : vous suivez facilement les demandes, paiements et renouvellements depuis une seule plateforme.
4. Une gestion plus professionnelle
Formulaires personnalisables : chaque section ou activité peut disposer de son propre formulaire avec des champs spécifiques.
Notifications automatiques : les responsables sont informés immédiatement lors d’une nouvelle demande d’adhésion.
Pour en savoir plus sur les formulaires :
Les questionnaires (sondages, votes, renseignements)