Vous venez de créer votre espace Kananas ? Avant de gérer vos adhérents, vos cotisations ou vos inscriptions en ligne, il est important de poser une base propre.
L’objectif est simple : paramétrer votre association, importer vos dossiers existants, puis créer votre formulaire d’adhésion en ligne.
1. Paramétrer votre association
La première étape consiste à adapter Kananas au fonctionnement réel de votre association.
Chaque structure a sa propre organisation : catégories d’adhérents, sections, activités, niveaux, groupes, statuts ou rôles. Avant d’importer vos contacts ou de créer un formulaire, prenez le temps de définir ces éléments.
Dans Kananas, rendez-vous dans : Réglages / Référentiel / Catégorie contact
C’est ici que vous pouvez créer les valeurs qui serviront ensuite à organiser vos dossiers.
Par exemple, un club sportif peut créer des catégories comme :
U9
U11
U13
Adultes
Loisirs
Compétition
Une association multi-activité pourra plutôt utiliser les catégories pour identifier l’activité pratiquée :
Yoga
Danse
Randonnée
Tennis
Ce paramétrage vous permettra ensuite de filtrer vos contacts, créer des groupes, suivre les inscriptions et envoyer des communications plus ciblées.
Pourquoi bien paramétrer le référentiel dès le départ ?
Le référentiel est la base de votre organisation dans Kananas.
Si vos catégories sont claires dès le début, vous pourrez plus facilement :
retrouver vos adhérents ;
segmenter vos contacts ;
préparer vos listes ;
suivre les inscriptions ;
créer des formulaires adaptés ;
envoyer des messages aux bons groupes ;
obtenir des statistiques plus lisibles.
Prenez donc quelques minutes pour structurer votre référentiel avant de remplir votre base de contacts.
2. Importer vos dossiers existants
Une fois votre paramétrage effectué, vous pouvez importer vos contacts existants dans Kananas.
Si vous gérez déjà votre association avec un fichier Excel, un tableur ou un ancien logiciel, vous pouvez exporter vos données au format CSV, puis les importer dans Kananas.
Cette étape vous évite de recréer chaque dossier manuellement.
Avant l’import, prenez le temps de nettoyer votre fichier :
vérifiez les noms et prénoms ;
supprimez les doublons évidents ;
corrigez les adresses email incorrectes ;
harmonisez les catégories ;
supprimez les colonnes inutiles ;
gardez uniquement les informations utiles.
Un fichier propre permet un import plus fiable et une base Kananas plus facile à exploiter.
Préparer son fichier CSV
Votre fichier CSV doit contenir les informations que vous souhaitez importer, les colonnes Nom et Prénom sont particulièrement importantes pour identifier les contacts et créer les dossiers.
Lors de l’import, Kananas vous permet d’associer chaque colonne du fichier au bon champ de la base de données, les colonnes non associées ne seront pas importées.
Si vous avez créé des champs personnalisés dans Kananas, vous pouvez aussi les utiliser pour importer des informations spécifiques à votre association.
3. Créer votre formulaire d’adhésion en ligne
Une fois votre base structurée, vous pouvez créer votre formulaire d’adhésion en ligne.
C’est l’étape qui permet aux nouveaux adhérents de s’inscrire directement depuis un formulaire, sans fichier Excel, sans papier et sans ressaisie manuelle.
Dans Kananas, le formulaire d’adhésion permet de collecter les informations nécessaires :
nom ;
prénom ;
coordonnées ;
activité souhaitée ;
catégorie ;
documents ;
choix de tarif ;
paiement en ligne si vous l’avez activé.
Lorsqu’une personne complète le formulaire, un dossier contact est créé automatiquement dans votre espace Kananas, et vous êtes notifié par email.
Adapter le formulaire à votre association
Votre formulaire doit être simple pour l’adhérent, mais suffisamment complet pour votre gestion interne.
Évitez de demander trop d’informations inutiles dès le départ. Plus un formulaire est long, plus il risque d’être abandonné. Concentrez-vous sur les données réellement nécessaires à l’inscription.
Pour un club sportif, vous pouvez demander un certificat médical (fichier) ou une autorisation parentale.
Ajouter les tarifs d’adhésion
Si votre association souhaite encaisser la cotisation en ligne, vous pouvez associer des tarifs à votre formulaire.
Par exemple :
Cotisation adulte
Cotisation enfant
Cotisation famille
Cotisation tarif réduit
Cotisation bénévole
Cotisation section spécifique
Chaque tarif peut être lié à un produit d’adhésion. Cela permet de suivre les paiements plus clairement dans Kananas.
L’adhérent choisit son tarif, complète son formulaire et peut régler sa cotisation en ligne si le paiement est activé.