L’import du journal de banque permet de récupérer rapidement les mouvements bancaires de votre association dans la comptabilité Kananas.
Au lieu de saisir manuellement chaque recette ou dépense, vous pouvez importer un fichier CSV exporté depuis l’interface de votre banque. L’IA de Kananas analyse ensuite les lignes du fichier, recherche les éventuels doublons et propose automatiquement les informations comptables utiles : compte, catégorie et contact associé.
Cette fonctionnalité permet de gagner beaucoup de temps, notamment pour les associations qui ont de nombreux paiements, cotisations, remboursements, achats ou virements à traiter.
1. Exporter le fichier CSV depuis votre banque
La première étape consiste à récupérer le journal bancaire depuis l’interface de votre banque.
Connectez-vous à votre espace bancaire, puis exportez les mouvements du compte au format CSV.
Selon votre banque, le fichier peut contenir différentes colonnes, par exemple :
- date de l’opération
- libellé bancaire
- montant
- sens de l’opération
- référence
- mode de paiement
- solde
- nom du payeur ou du bénéficiaire
Il n’est pas nécessaire que le fichier soit parfaitement identique d’une banque à l’autre : l’IA Kananas est conçue pour analyser le contenu du fichier et identifier les informations importantes.
Avant l’import, vérifiez simplement que le fichier contient bien les mouvements à intégrer et que la période exportée correspond à vos besoins.
2. Accéder à l’import dans Kananas
Dans Kananas, rendez-vous dans le menu Finances puis cliquez ensuite sur le bouton Importer
Vous pouvez alors sélectionner le fichier CSV exporté depuis votre banque et l’attacher à l’import.
Une fois le fichier ajouté, Kananas lance l’analyse du contenu afin de préparer les lignes comptables.
3. L’analyse du fichier par l’IA Kananas
Après l’ajout du fichier CSV, Kananas utilise l’intelligence artificielle pour analyser les mouvements bancaires.
L’IA lit les informations disponibles dans le fichier : dates, libellés, montants, références, sens de l’opération et données complémentaires fournies par la banque.
Son objectif est de transformer un fichier bancaire brut en écritures plus faciles à traiter dans votre comptabilité.
L’IA peut notamment aider à :
- identifier les recettes et les dépenses
- interpréter les libellés bancaires
- proposer un compte comptable
- proposer une catégorie
- rattacher un mouvement à un contact
- repérer les mouvements déjà connus
- éviter les doublons
- préparer les écritures pour validation
Cette analyse permet d’éviter une grande partie du travail manuel habituellement nécessaire après un export bancaire.
4. Recherche de doublons dans la base
Lors de l’import, Kananas compare les mouvements du fichier avec les opérations déjà présentes dans votre base.
Cette étape est importante pour éviter d’importer plusieurs fois la même opération.
Par exemple, si vous avez déjà saisi manuellement une cotisation, un remboursement ou une dépense, Kananas peut détecter qu’un mouvement similaire existe déjà.
La recherche de doublons peut s’appuyer sur plusieurs éléments :
- date de l’opération
- montant
- libellé
L’objectif est de sécuriser l’import et d’éviter les erreurs de comptabilité liées à des opérations dupliquées.
5. Calcul automatique du compte comptable
L’IA Kananas peut proposer un compte comptable pour chaque mouvement importé.
Elle s’appuie sur les informations du mouvement, mais aussi sur les opérations déjà connues dans votre association.
Par exemple, si un type de libellé bancaire a déjà été associé à une cotisation, une assurance, une location de salle, un remboursement ou un achat de matériel, Kananas peut s’en servir pour proposer un compte cohérent lors des prochains imports.
Cette logique permet d’améliorer progressivement la qualité des propositions.
Quelques exemples :
une cotisation adhérent peut être associée à un compte de recette
un paiement d’assurance peut être associé à un compte de charge
un achat de matériel peut être orienté vers une catégorie d’achat
un remboursement peut être identifié comme une dépense ou une correction
un don peut être reconnu comme une recette spécifique
Les propositions restent à vérifier par l’utilisateur avant validation, mais elles permettent de réduire fortement le temps de saisie.
6. Proposition automatique de la catégorie
En plus du compte comptable, Kananas peut proposer une catégorie pour classer le mouvement.
La catégorie permet de rendre votre suivi financier plus lisible au quotidien.
Par exemple :
- cotisations
- dons
- événements
- frais bancaire
Cette catégorisation aide le trésorier à mieux comprendre la nature des recettes et dépenses, à préparer des bilans plus clairs et à suivre l’activité financière de l’association.
Là encore, l’IA s’appuie sur le contenu du fichier bancaire et sur les mouvements déjà connus pour proposer la catégorie la plus pertinente (selon votre paramétrage).
7. Rattachement au contact
Lorsque c’est possible, Kananas peut également proposer un rattachement du mouvement à un contact.
Ce rattachement est particulièrement utile pour les cotisations, dons, remboursements, achats ou paiements liés à un adhérent.
L’IA peut rechercher des correspondances à partir du nom présent dans le libellé bancaire.
Par exemple, si un virement porte le nom d’un adhérent déjà connu, Kananas peut proposer de rattacher ce mouvement à son dossier, cela permet de conserver un historique financier plus complet pour chaque contact et de mieux suivre les paiements individuels.
8. Vérifier les propositions avant validation
L’import assisté par IA ne remplace pas le contrôle du trésorier ou du gestionnaire comptable.
Après l’analyse, il est important de vérifier les lignes proposées avant de les valider, si une proposition n’est pas correcte, vous pouvez l’ajuster avant validation.
Cette étape permet de bénéficier du gain de temps de l’IA tout en conservant un contrôle humain sur la comptabilité de l’association.
9. Un gain de temps important pour les trésoriers
L’import du journal de banque avec analyse par IA est particulièrement utile pour les associations qui souhaitent réduire la saisie manuelle.
Sans import automatisé, chaque mouvement bancaire doit être recopié, classé, associé à une catégorie, parfois rattaché à un contact, puis vérifié.
Avec Kananas, le fichier bancaire est analysé automatiquement et les principales informations sont préparées pour vous.
Le trésorier gagne du temps sur :
- la saisie des lignes
- l’identification des mouvements
- le classement comptable
- la recherche des contacts
- la détection des doublons
- la préparation du suivi financier
Cela permet de consacrer moins de temps aux tâches répétitives et plus de temps au contrôle, à l’analyse et au pilotage financier de l’association.
10. Bonnes pratiques avant d’importer un fichier bancaire
Pour obtenir un import plus fiable, quelques bonnes pratiques sont recommandées :
- Exportez une période précise depuis votre banque, par exemple un mois ou un trimestre.
- Évitez d’importer plusieurs fois la même période.
- Conservez le fichier CSV original exporté depuis la banque.
- Vérifiez que les mouvements attendus sont bien présents dans le fichier.
- Validez progressivement les lignes importées, surtout lors des premiers imports.
- Corrigez les propositions si nécessaire afin d’améliorer la cohérence des prochains traitements.
Plus votre historique comptable est propre, plus l’IA pourra s’appuyer sur des mouvements connus pour proposer des comptes, catégories et contacts pertinents.
Conclusion
L’import du journal de banque dans Kananas permet de transformer un fichier CSV bancaire en mouvements comptables prêts à être vérifiés et validés.
Grâce à l’intelligence artificielle, Kananas analyse les libellés, recherche les doublons, propose des comptes comptables, classe les mouvements par catégorie et peut rattacher certaines opérations aux contacts de l’association.
Cette fonctionnalité offre un gain de temps important pour les trésoriers et responsables financiers, tout en conservant la possibilité de contrôler chaque ligne avant validation.
En utilisant régulièrement l’import bancaire, votre association peut tenir une comptabilité plus à jour, plus lisible et plus facile à exploiter.